こんにちは。
売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗(ふるはた)です。
こんにちは。
売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗(ふるはた)です。
「会議の時間が長い!」
「会議ばかりで、仕事にならない!」
「会議を開いても決まらない。」
このようなことで、
イライラされている経営者の方。
少なくありません。
実際に、このようなことで悩む経営者の方の、
会社の会議に参加したことがあります。
で、、、ビックリしました!!!
何に驚いたのかというと???
打ち合わせのメンバーが、
会議室に顔を揃えました。
召集した議長役の社員が、
「え~、本日集まってもらったのは、、、」
と打ち合わせの主旨と内容を話し始めます。
参加者は、
じっと議長の顔を見ています。
『ぽかーん』とした顔をしている人も、
中には何人か見受けられます。
実際に議題が提示され、
それぞれの内容に入りました。
説明がされるのですが、
資料が用意されているわけでは、
ありません。
結構複雑な話なのですが、
ホワイトボードに書かれるわけでもなく、
口頭での説明が続きます。
説明が終わりました。
質問の有無を尋ねるのですが、
誰からも質問があるわけではありません。
議長が意見をもとめるのですが、
誰も口を開く人がいません。
議長が、参加者のうち、
主要なメンバーに意見を求めました。
指名された社員は、
説明が足りないと批評を繰り返します。
抽象的な言葉が並ぶ意見が述べられるだけ。
なにか議論が起こるわけではありません。
そのうち、会議終了の予定時間が訪れ、
「この件は、別の機会に、
○○のメンバーも加えて議論しましょう」
と議長が仕切って、以上、終了です。
数日後。
今回の件に関する別の会議が招集され、
同じような議論が繰り返されます。
最終的に、
「今までの内容も含めて、
Aさんにまとめてもらいましょう。
それを次回は発表してもらうことにします」
と議長が仕切って、会議は終了です。
あなたの会社の会議と比べるとどうでしょうか?
あなたの会社でも、
よくある会議の光景でしょうか?
打ち合わせ、会議について、
社員や役職者に尋ねたところ、
おどろきの事実がわかりました。
会議の開催日時、
開催場所の会議室は知らされていますが、
打ち合わせの中身は、
事前には知らされていません。
参加者が誰なのか、
知らされているとは限りません。
参加者は、
”誰がでるのかわからないけれど、
打ち合わせがあるから出てきた”
というだけなのですね。
参加者に議題は知らされています。
しかし、、、
ということは、
参加者にはまったく知らされていません。
参加者は、何も考えずに、
何の準備もせずに、
会議の開催される時間に、
その場所に集まっただけでした。
事前の準備がないだけでなく、
口頭の説明だけで資料はなし。
だからといって、
ホワイトボードをつかうわけではありません。
そんな状況で、
初めて聞く様な複雑な話が説明されます。
説明の中身を理解することで精一杯ですね。
理解したとしても、
会議の意図・趣旨がわからないので、
どんな意見を言えばよいのかも、
直ぐにはわかりません。
誰かが意見を言ってくれれば、
それを元に、
自分の意見を言うこともできるのですが、
そうは上手くいきませんね。(笑)
そのうちに時間がきて、
なんかよくわからないうちに、
「では、そういうことで」と閉会。
何が「そういうこと」なのか、
チンプンカンプンのまま、
会議が終了していきます。
こんな事を繰り返していたのですね。
で、経営者は、
イライラ、キリキリしていたのです。
こんな会議なら、
やらない方がマシ、
止めてしまった方がマシですよね。
当たり前のこと。基本です。
でも、できていない場合が、
とても多いですね。
なぜなら、、、
会議の開催日のことだけを、
ピンポイントに考えているだけだからです。
で、場所を予約し、
参加者に予定を知らせています。
そして当日を迎えています。
とりあえず、
集めて会議をやればなんとかなる!の結果が、
グズグズ会議を生み出しています。
あなたの会社はいかがでしょうか?
同じ様な会議ばかりが開催されていないでしょうか?
この状況を解消するために、
会議のやり方で良くある様な
議長を置くとか、タイムキーパーを設けるとか、
書記を決めて置く、
などのことでは何も解決しません。
では、どうするのでしょうか?
会議で決まらない会議ばかりという状況を、
どうやって回避できるのでしょうか?
それは、次回お話しします。