「会議で決めるべきことを決めるには」の中で、
会議にも準備と練習が必要なことを
お伝えしました。

この記事を読んだ知人から
電話がありました。

「会議を上手にやろうというと、

司会者を決めて、
事前に議事内容を参加者に伝えて、
書記とタイムキーパーを決めて、
それでやると言われるけれど、

そういうわけではないの？」と。

今回は、会議の続きの話で、
「常識を捨てましょう」という話。

会議を時間内で終わらせて、
会議結果を明らかにするためには、
議事録の提示も必要でしょう。

議事録がないと、
決まったことがわからないし、
誰が何をやるのかもわからないから、
なんてこと言いますよね。

この時点で、
「ズレている」とあなたは思いませんか？

司会者を決める。
事前に内容を告知する。

これらが必要なことは、
前回の話でもお伝えしましたよね。

司会者を決めるというより、
通常は、招集する人がそのまま会議を仕切る、
ということが多いですけれどね。

それは置いておいて。

タイムキーパーを設けるということは、
事前に会議の進行と、
それに必要なタイムスケジュールが、
詳細に決まっていることになります。

しかしですよ、
実際に会議をやってみると分かりますが、
予定したタイムスケジュール通りに
進むなんてことはありません。

状況と会議で決定する事項を進行役が鑑みて、
その場で時間配分を変えることがほとんどの会議です。

タイムキーパーがいて、
「あと１０分で予定時間終了です」などと言われても、
どうにもなりませんよね。

タイムキーパーって、
いてもほとんど役に立ちません。
その役は、進行役が兼ねるものです。

というわけで、まずタイムキーパーが不要です。

次に書記ですが、これもあまり役立ちません。

誰がどんな意見を言った、
ということを事細かに記録しても、
実際にはあまり意味がありません。

それよりも、

• 何がどういう理由で決まったのか。
• 何は議論できなかったのか。
• 残ったことは何で、そこでの課題は何か。
• 残った議題、課題を、どのように対応するのか。

ということが、明らかになっていることが、
重要だと思いませんか。

これらについては、
司会者がハッキリ認識していないと、
会議自体を進行できませんよね。

議事録の内容自体は、
やはり進行者が会議中にまとめるもの。

それを議事録として、
まとめて書く人は、
作業者としては必要でしょうけれどね。

正直に言うと、、、

会議を上手くやるために必要
と言われていることは、
現実にはあまり必要ではありません。

というより、
タイムキーパーや書記がいることで、
却って責任の所在が不明になります。

良いことは何もありません。

進行役。

この人の出来次第で、
会議の出来、不出来が、
決まってしまうといっても過言でありません。

だからこそ進行役は、
会議の準備とシミュレーションが、
必要になってくるんです。

という話を知人にしたところ、

「常識は、当てはまらない
ってことなのですね」と。

「常識」と言われることは多いですけれど、
「常識」通りにやっても、
上手くいかなこと、少なくありません。

「常識」を取っ払って、基本から考えるほうが、
上手くいくことが少なくないと思いますよ。