【解決!会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する

こんにちは。

売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗(ふるはた)です。

あなたの会社でも会議、打ち合わせ、ミーティング
が数多く開催されていると思います。

そういった会議、
打ち合わせ、ミーティングに対して、

例えば、
時間が長いとか
回数が多いとか、
あるいはなかなか決まらない

といった不平不満が、社員にあることを
お聞きになったことがあると思います。

もちろん、
あなたご自身が出られている会議などでも、
同じ様なことをご自身が思われていることもあるでしょう。

この様な事の解決策として
例えば、議事進行役、書記をおくとか、
タイムキーパーおいて時間管理をする
といったようなことがあるのですが、

この様なことをやっても、
先ほどのような会議に対する不平・不満は、
ほとんど解消されません。

今回は、この様な会議における
不平不満の基となっている問題・課題、

これを解決するには、
原因がどこにあり、
どのお様に解消すれば良いのかという点を
4回にわたってお伝えします。

(動画再生時間:12分22秒)

(BGMには、音楽素材MusMusの楽曲を使用しています)

 

会議に関する問題・課題

まず、会議、打ち合わせ、ミーティング
に対する問題・課題は、
だいたい次の5つに集約されます。

まず1点目。
会議をやっても参加者から
意見がなかなか出ない。

あるいは、議論にならない。

指名をしないと意見を言わない、
という点があります。

2点目は、会議をやっても結局何も決まらない
という点です。

3番目は、会議の時間が長いということがあります。

これには、2種類の意味があります。

1つは、そもそも会議の時間が長い。

役職者を集めた
経営の根幹に関するような会議を
例えば毎週とか月1回、
行なっているところは多いと思います。

そういった会議が、
月曜日の朝9時から午後の1時まで
4時間ぶっ通しでやるという様に、
そもそもの会議が長いということがあります。

もう一点は、
例えば1時間の予定で会議が設定されていたのに
会議が始まると、
1時間で終わらずに1時間半、2時間と伸びてしまう、
という意味で会議が長いということがあります。

4番目は、何しろ会議が多いことです。

もうしょっちゅう会議があって、
役職者はそれに出なければならないので、
もう仕事にならないんだ、
という様なことが起こっています。

5番目は、会議の中で、
あることを決め、それを実行しようとなるが、
なかなかやらずに放っておかれてしまう
ということがあります。

おおよそこの5つの問題・課題に、
会議に関する社員の不平・不満は
集約されています。

 

ありがちな解決策:会議のやり方

この様な点に対するよくある解決策は、
会議のやり方をなんとかしようというものです。

先ほどもお話しましたが、
議事進行役を置いて、
議論を整理しながら会議を進める、
というものです。

さらには、タイムキーパーを置いて、
時間を管理して、

予定した時間の終了10分前には、
例えば、まとめに入って、
決まったことを明らかにして、
会議を終了するという様なことが
勧められます。

さらに、書記を設けて議事録を作って、
参加者にその議事録を回すことで、
決められたことをやるようにしよう
といった解決策がしめされます。

実際のところ、
この様なことをやっても、
先ほどの5つの問題・課題は
なかなか解消されません。

あるいは会議のやり方として、
アメリカで開発された会議の手順が
パッケージされたやり方を導入すると良い、
ということが2000年の初め頃から
言われたこともありますけれども、

その会議のやり方の導入がなかなか容易ではなく、
先ほどの5つの会議、打ち合わせ、ミーティングの
問題課題を解消することには、
なかなか結びつかない状況です。

これはなぜか?というと、
先ほどの5つの問題・課題のそもそもの原因を
明らかにすることなく、

表面的な解決策である、
議事進行役やタイムキーパーを設ける
ということを行なった結果、
問題・課題を解消できない状態になっています。

そこで会議、打ち合わせ、ミーティングに関する
5つの問題・課題のそもそもの原因を明らかにして、
それをどの様に解決するのか、
という点について一つ一つを伝えをします。

 

会議で意見が出ない理由

今回は、5つの問題。課題の1番目、
会議を開いても意見がでない、
という点について考えます。

会議を開いても、
参加者から意見が出ない、
議論にならない、
指名しないと意見を言わない、
ということはよくあることです。

その結果、
会議の主催者が内容を口頭で説明をして、
「意見もないのでいいですよね。
じゃあ会議終わりにしましょう」
の様な会議は、実は少なくありません。

なぜこの様なことが起きてしまうのかですが、
それはその場で議題を知らされるからです。

一応、会議の招集のお知らせの中で、
例えば、次回のこの会議では、
予算と実績について検討する
といった内容は知らされるわけです。

しかし実際のところは、
当日、予算と実績に関して集計した資料が配られ、
説明をされて、それに対して意見を求められます。

自分の部門に関することであっても、
その場で聞かれてもわからないことはあります。

事前に調べてこないと分からないこともあります。

他部門に関することに至っては、
その場で何か言われても分かるはずもありません。

それゆえに、意見は言えない、
議論にならない、
指名をされるから仕方なく何か発言する
ということが起きています。

もうおわかりだと思いますが、
会議の当日に資料配布する
ということではなく、
資料は事前に配布しておくべきものです。

 

事前に資料は見ない

では、資料を事前に配布したら、
事前にその内容参加者は見て、

さらに会議でご自身の意見を言うのか、
というとどうでしょうか?

正直に言うとますと、
その様なことは起きません。

理由は2つあります。

まず1点目。

たいていの場合、
会議の資料を事前に配布するとなると、
会議の前日の夜に配布することが
非常に多いです。

最近は、自宅で会社のメールを見ることができる
といった環境にある方は少なくないですが、

前日の夜に資料を送られて、
それを見るのかといったらどうでしょうか?

見たとしてもチラ見するだけです。

「あっ、こんな内容ね。
これをベースに会議で何か議論するんだ」
というだけです。

これでは、見ないことと変わらないです。

少なくとも事前に資料を見るとなれば、
会議の前、少なくとも営業日で1日
を超える時間がなければ、
資料の内容を見ないものです。

資料を詳しく見て、
それに対して何か考えることは
起きませんし、できません。

 

発言のための解決方法

では、時間の余裕があれば、
資料の中身を見て意見を言うようになるのか
というとそれも起きません。

なぜなら、
何を議論するのかが分からないからです。

会議の事前告知で、
予算と実績についての会議と言われて、
予算と実績の資料を送られた。

これを見てきてくださいと言われたとしても、
会議で、どの観点を議論するのか分からないから、

資料のどこをどう見たらいいのか分からない
ということが起きているからです。

結果として、
資料を見ても意味がないことになります。

それがわかるので、
資料を送られても資料見てこないし、
意見がないという状況になっています。

会議の告知をする時に、
例えば予算と実績の会議をするならば、

予算と実績に関して、
どの観点で何を議論するのか
そこで何を決めるのか、
議論をした結果を何にどう活用するのか、

この様な内容を会議で議論するから、
どの点について意見が必要だ、

と詳しく伝えることが必要になります。

それがあって初めて、
資料を見る様になりますし、

資料の重要なところ、
会議で重要になるポイントを見て、

それに対して自分は
どの様な意見を言わなければいけないのか、
どの様な意見を言うために、
何を用意しておくのかとなります。

それがあるので、
実際の会議になり意見を言ってくださいとなれば、
用意してきた自分にとって必要な意見を言う
ことが起こる様になります。

初めて会議として、
意見が出て議論がされる状態になります。

単に事前に
資料を配布しておくだけではなく、

その会議でその資料を使って

どの様な観点で、
どの部分を、
どの様に議論して何を決め、
それを何に使うのか、
それに対してどの様な観点の意見欲しいのか

ということを、
会議の告知の際に、
あるいは資料を配布するときに、
一緒に参加者に伝えることが絶対に必要です。

そうでなければ、
単に主催者が意見を言うだけの会議
になってしまいかねません。

 

では、次回は、
先ほどの5つの問題課題のうちの
2番目、会議をやっても何も決まらない
3番目、会議の時間が長い

この2つについて考えます。

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