前回は、
年度計画を作る時、
年度予算の数字を決めるわけですが、

目標を設定する意味から、
どのような点に注目する必要があるのか、
ということをお伝えしました。

予算の数字は、
年度計画を作る際に決めるわけですが、

その後、毎月の予実管理の会議や
打ち合わせを行うでしょう。

今回は、この予実管理の
会議や打ち合わせの際に、

どこに着目すると、
目標設定の意味を実現できるのか、
という点をお伝えします。

少なくとも今の状況は、
あま〜い、あま〜い、
予実管理であり、
予実管理を行う会議、打ち合わせです。

参照：
・目標を設定する意味（動画あり）
・予算の作り方のミスで目標未達（動画あり）

 
（動画再生時間：8分29秒）

（BGMには、音楽素材MusMusの楽曲を使用しています）

 

よくある予実管理の会議

予実管理の会議では、
予算の値と実績の値が並べられ、

予算と実績の差の値、予算達成率、
（実績値を予算の値で割って、百分率にしたもの）
が示されます。

さらに、
当月まで累積した予算の値、実績値、
予算と実績の累積値の差、
予算達成率などを、

併せて一覧にして示すことも
少なくありません。

ほとんどの場合、
予算に対して実績値は未達。
予算に対する実績値の差はマイナス。
予算達成率は100％以下です。

年度が始まった当初、
予算未達の状況を見て、
経営者のあなたは、

該当する役職者や担当者に
｢どうして予算未達のなのか？｣
と質問をするでしょう。

役職者や担当者は、
予算未達の理由を説明します。

｢他にやらなければならない
◯◯があったので、
それを優先したから｣とか、

｢予定より遅れているが、
準備をしている｣とか。

｢やったけれど、
うまくいかなかった｣とか、

あなたはそれを聞いて、
｢わかった。
これから取り組むんだろうから

来月以降は、予算を達成できるように
しっかりやってくれ｣
と指示をして終了です。

 

｢どうしてだ｣と叱る予実管理

この様な形で、
予算未達が何ヶ月か繰り返されます。

その時の予実管理の会議で、
役職者や担当者から、
未達の理由を聞いた社長のあなたは、

｢どうして予算未達が、
こう毎月毎月続くんだ！｣と
叱りつけます。怒ります。

役職者や担当者は、
よくわからない理由を
モゴモゴと繰り返すばかり。

｢この状況をどうするんだ！｣
しびれを切らした社長のあなたが
厳しく問います。

｢今度はしっかり取り組むので、
頑張ってやります｣と役職者や担当者。

｢来月こそは、
予算達成できる様に、
しっかりやってくれよ｣
とあなたはきつく言います。

この様なことを、
毎月毎月、予実管理の会議で
繰り返しているのではないでしょうか？

予実管理の会議の雰囲気は、
ピリピリとして
良いものとは言えません。

出席している社員も、
嫌だなーとは思うでしょう。
出たくないなぁ、と思うでしょう。

しかし、実際には、
この様な予実管理の会議は、
｢あま〜い｣のです。

 

予実管理で明らかにする事

予実会議での、
役職者あるいは担当者の
予算未達の理由を思い出してください。

どれもこれも、
やらない理由を並べているだけです。

やったとしても、
やりっ放しだと
言い訳をしているだけです。

目標を設定する意味
に沿った内容は何もありません。

予算未達に対して、
社長のあなたには、
報告されなければならない中身があります。

それは、

予算達成、目標達成のために、
何をやると考え、計画していたのか。

例えば、前月の1ヶ月間で、
取り組む内容は、
どの様な計画で行うことにしていたのか。

取り組む内容は、
計画に対してどこまでできたのか。

取り組むことで得られる目標は
何で、どのくらいで、
実施した結果はどうだったのか。

その結果を受けて、
これから何をどうするのか？

これらの内容を、
予実管理の会議の場では明らかにする事です。

これから取り組むこと、
行動することについて、
確認し、議論し、決める場所が、
予実管理の会議、打ち合わせなのです。

なぜなら、
目標設定がズレている！
目標設定の意味
のなかでお伝えした様に、

目標を設定する意味は、
どの様な行動を具体的に行うのかを考え、
実際に行動するため、だからです。

予算に対する実績の差、
予算未達の差が生じる事は、
避けられません。

お客様、取引先など、
自社ではコントロールできない事柄で、
左右されることが実際には多いからです。

予算と実績の差
ばかりを議論しても、
どうにもなりません。

重要なことは、
予算を達成しようとして、

どの様なことに取り組むと決め、
実際に行ったのか、
ということです。

行ったことでどの様な結果が得られ、
何が理由、原因で、
想定からズレたと考えるのか。

それを今後、どの様にしていくのか。

この点を明らかにするから、
次の行動につながります。

それによって、
今までのやり方を改良、改善し、
さらには改革することにつながります。

予算、目標の値に
実績を近づけることにつながります。

 

予実管理の本来の姿（まとめ）

予実管理をする際には、
予算未達の状況をどんなに追求しても、
あまり意味がありません。

役職者、担当者にしても、
気分が良いわけではありませんが、
嵐が去ればそれで終了です。

今までと同じことをやって、
来月、また言い訳の理由を並べ、
怒鳴られるだけです。

何も変わりません。
何も変えられません。

予算の値に未達だったこと、
を追求するよりは、

予算を達成するために、
何に取り組む計画で、
何をどこまでやって、
どの様な結果を得たのか。

それを元に、
これから何をどうするのか？

この点を議論する場所、
明らかにする場所が、
予実管理の会議や打ち合わせです。

これ様な場所を設けるから、
仕事のやり方、
業務の取り組み方が変わり、

結果が変わり、
予算の達成に近づいていきます。