プロジェクトを実施する。
業務、作業を行う。

その際には、いろいろな作業、タスクがあり、
それを終えていく必要があります。

それぞれの作業、タスクで、
成果・結果につなげる必要があります。

その積み重ねとして、
プロジェクト、業務、
さらには事業、経営として
成果、結果を手に入れることができます。

今までも、より良い成果、結果を得るために、
どの様な観点、行動、対応が必要なかを
あなたと共有してきました。

いくつかの重要な観点について
さらにあなたを共有をします。

今回も大丈夫

プロジェクトをおこなう。
目的、目標を実現するための業務を行う。

あるいは、事業を進める。
経営の実務をおこなう。

この際には、様々な作業、タスク、
業務が発生します。

打ち合わせをする。
会議をおこなう。
定例的に会議・ミーティングをおこなう。

定まった書面や資料を作る。
システム開発ならば、
プログラムや画面などのオブジェクトを作る。

などなど、実施することは、
対象となるプロジェクト、業務、
事業により多岐に渡るものです。

多くの場合、
業務や作業に携わる担当者、関係者にとって、
全く初めての業務、作業は多くはないでしょう。

なにかしら類似のことをやったことがある。

同じチーム内の人がやっていて、
その成果物をみたことがある。

自分は初めてだけれど、
同じプロジェクト、業務のメンバーに
経験者がいる。

この様なことが多いと思います。

経験の程度の差はあるでしょうが、
全く初めて、ということは、
現実には多くはないと思います。

プロジェクト、業務に携わる時に、
何かしらの経験があるので、
「まぁ、こんなものだよね」
と多くの方が思うのではないでしょうか。

「今までもなんとかやってきたし、
　同じ様なこともやってきたし、

　今回もおなじようにやれば
　大丈夫だろう」と考えます。

まずはやってみてから

そして実際の活動が始まります。

定例の会議をおこなうことになると、
「まず第一回目をやって、
　その中で今後について詳細を詰めましょう」
と考え、実際に第一回目を迎えます。

実際に第一回目の会議をやりながら、
こんな書類を使うとか、
こんなやり方で議論する、
ということが決まっていきます。

会議の進め方や使う資料などで
その場で決められないことがあれば
持ち帰りとか別途検討になります。

書類を作る場合は、
まず担当者に作ってもらい、
それを見ながら詳細を決めようとか、
書き方を調整しよう、
と考えます。

担当者には、
「まずは該当の書類を書いてみて」
と指示をします。

書面ができたところで
中身の書きっぷりを関係者で検討し、

こんなルールにした方がわかりやすいとか、
箇条書きの方がよいとか、
項番の付け方はこうだ、
この書類を添付した方がわかりやすい、
などのことが決まっていきます。

ここでも決められないことは要検討、
別途検討となり、
改めて指示されます。

「●●勝負」になっていないか？

やっていく中で、
検討が必要となる事項がでてくる。

このことを否定しているわけではありません。

検討が必要な項目が出てくれば、
それは検討をして、
必要な形に変えれば良いでしょう。

ただし。

第一回目の会議を
何はともあれ開いて、
そこでいろいろ用意したものを含め
検討をしなければ、
出てこないことなのか？ということです。

書面に記載して、項目を埋めないと、
どの様なことが実際に必要中が
わからないのか？ということです。

何はともあれ第一回目の会議をやる。
その中で検討をする。

何はともあれ書類の項目、内容を埋めて、
それからどうするのかを
関係者が集まって考える。

一貫した計画・見通しを持たず、
その場その場の成行き次第で行い、
結果を運に任せること、
「出たとこ勝負」になっていないか？
ということです。

◎◎をやれば良いのに

「計画、見通しがないわけじゃない。
　成り行き次第とも限らない。

　例えば、定例会ならば、
　第一回の時に
　『この様な資料を使いたい』と示している。

　書面なら、記入事例を渡している。」

この様におっしゃる方も
いらっしゃるでしょう。

それはわかります。

しかしです。

先ほど触れた様に、
ほとんどの作業が全く初めて、
ということは多くはないのでしょう。

自分が体験していなくとも、
同じチーム内や組織内に、
経験者や類似の成果物があるのでしょう。

今までの経験や事例の中で、
定例会議や書類作成で、
それぞれのプロジェクトや業務、
事業ごとに設定したこと、
決めたルールなどがあるでしょう。

それを元に、第一回目の会議の前、
書面を作り始める前に、
自身のプロジェクト、業務、
事業に合わせて、
これらのルールや決め事を
設定して報せれば良いと思いませんか？

第一回目の会議、書類を作り終える前に、
調整をしておけば良いと思いませんか？

その作業、会議を始める前に、
使う資料や書き方のルールなどを、
事前に決めることではどうか？
ということです。

始めてから、
「出たとこ勝負」で調整し、
やり方や書き方、
ルールを決めるのではなく、

準備をして、
事前に関係者に報せて、
質疑や調整をしたのち、
始めたら良いのではないか？
ということです。

そうです。
◎◎というのは「準備」です。

影響は少ない

準備をして、
関係者と調整をして、
その後、第一回目の会議に臨む。
担当者が書面を作成する。

そうすれば、
業務、タスクの作業を始めた段階で、
すぐに本格的に
取り組むことができます。

時間のロス、
日程のロスは少ないです。

手戻り、後戻りもなく、
実際の業務、タスクに
時間を割くことができます。

しかし。

準備をしたからといって、
第一回目の会議で
会議の内容について、
新たな検討事項が
出ないことはないでしょう。

書類を作り始めて、
新たなルールの追加などが
発生しないわけではないでしょう。

しかし。

「出たとこ勝負」で実施した時よりは
その数や範囲は狭いものです。

それによる影響、
例えば、書類の修正をする、
という作業量は、

まず作ってから調整する
「出たとこ勝負」の場合よりは
極めて少なくなるでしょう。

影響範囲も狭く、限定されるでしょう。

当然、新たに出てきたことによる
今までの作業などの手戻りや
やり直し部分も大きくないでしょう。

事前に起きうるだろうことに対して
準備をすることは大事です。

わかっちゃいるけど

「準備」が大事だ。

この様なお話をすると、
大半の方が
「それはわかっているよ」
という反応をされるでしょう。

しかし。

実際に事前に準備をする方は
多くはありません。

わかってはいるけれど、
結局準備をせずに、

「第一回目の会議を
　まずはやってから」とか、

「まずは書類に記入をして
　作ってみてください。
　書きっぷりをみてから考えます」とか。

結局「出たとこ勝負」になります。

この様な方は少なくありません。

あなたはいかがでしょうか？

「準備」が大切なことは
わかっちゃいるけれど
実際には準備ができません。

なぜなのでしょうか？

いくつかの理由があります。
その理由を意識して、
対応することで
「準備」ができる様になります。

わかっちゃいるけど
準備ができない理由。

それに対してどの様に対応すのか。

この点については、
次回以降にあなたと共有します。