プロジェクトを実施する。
期日までに作業を終える。

このような場合、
計画、予定、スケジュールを立てるでしょう。

その時の注意点があります。

計画、スケジュールに沿って
物事を進める際には、
かなり重要な観点なのですが、

この点を理解して、
作業をする、
プロジェクトを進めるケースは、
本当に少ないです。

今回は、この点について、
あなたと共有します。

作成したスケジュール

次のような作業を
スケジュールする立場になったと
ちょっと想像してみてください。

お客様と会議をして、
内容を整理します。

期間は2ヶ月間です。

週何回かを定期的に実施する、
という形態で、
進めることになります。

週何回行うのかを、
計画するようにお客様から依頼された
としましょう。

あなたならば、
どのように計画を作るでしょうか。

お客様と打ち合わせをする内容によって、
回数は大きく変わるでしょう。

１回の打ち合わせが
ざっくり2から3時間程度で、
15回ぐらいの回数をおこなえば、
整理できそうな内容と考えてください。

多くの人が作る計画は、
週２回で毎週会議を実施。

2ヶ月なのでおよそ8週間。
最終週の２回目となる
16回目の最終回は予備日にする。

このような計画を
作るのではないでしょうか。

ずれ込ませて対応

この計画に沿って、
打ち合わせを実施すると
どうなるでしょうか？

最初のうちは週２回で
打ち合わせが進みます。

中盤に差し掛かると、
本来は１回の打ち合わせで
終えるはずの内容が、

１回の打ち合わせでは
収まらなくなることが
少なくありません。

そこで、
打ち合わせの内容を少しずつ、
次の回に振り分けながら、
なんとか予定通りに進めます。

最後の16回目の予備日にも、
打ち合わせ内容をずれ込ませて、
なんとかスケジュール通りに収めようと
調整をします。

１回の打ち合わせから溢れる量が、
それほど多くなければ、

次の打ち合わせに押し込むとか、
少しずつ打ち合わせ内容を、
次の回にずらしこむことで、
なんとかなっていきます。

残り時間は少なくなる

しかし。

ある時、このような対応では、
どうにもならない状況が、
ほぼ間違いなく訪れます。

そこで、
予定した打ち合わせ以外に、
打ち合わせのできる時間を
設けるための調整を始めます。

今まで週２回で行っていた打ち合わせに加えて、
空いている時間を調整して、
追加の打ち合わせを設けます。

例えば、スケジュールでは、
火曜日と木曜日に打ち合わせの時間を
設定していたならば、

水曜日に打ち合わせの時間を
追加で設けるとか、
金曜日に追加で設定することをします。

この時点で、多くの場合、
2ヶ月間の打ち合わせ期間のうち、
すでに1ヶ月以上の時間を
終えていることが少なくありません。

打ち合わせをした内容を整理する。
整理した上で、改めて確認する事項があり、
対応する必要も生じているでしょう。

2ヶ月で打ち合わせを終了し、
整理した内容を提出するための期限は、
刻々と迫っています。

内容を整理する。
不明点があればお客様に確認する。
整理した内容を確認する。

このような作業のために
時間を割きたいにも関わらず、
実際には、追加の打ち合わせのために
時間は費やされます。

打ち合わせ内容が
後ろにずれ込むことにより、
作業量に対して対応する時間は
どんどん少なくなっていきます。

内容を整理する作業者には、
本来想定していた時間は
残されていません。

追加の打ち合わせが行われる中、
想定より少ない時間の中で、
内容を整理しなければなりません。

余計なことが生じる

その結果。

打ち合わせでの検討不足が生じる。
整理漏れが生じる。
不明点の洗い出しが不足する。
確認が十分に行われない。

このような不足のことが生じます。
この時点では、2ヶ月で打ち合わせを終え、
内容を整理することに
対応しようとしています。

実際に、2ヶ月でなんとか打ち合わせを終え、
内容を整理したものを
お客様に提出はできるでしょう。

しかし。

次の工程以降の作業工程になったとき、
不足のことが噴出し、
手戻りや後戻り、やり直し、
などの余計な作業が発生します。

だとしたら。

どのように対応すればよいでしょうか？

前を厚くする

あなたはすでにお気づきだと思います。

打ち合わせのスケジュールを作るときに、
週２回、15回程度の打ち合わせで
対応できると見込んで、

週２回の打ち合わせの計画を、
期限が設定された
2ヶ月の間に均等に配置し、
予備日を1日設けた結果が、
先ほどお伝えしたような
状況に陥る根源でした。

2ヶ月間の打ち合わせの
スケジュール設定に
対応する要素、観点があります。

見込みの作業内容を、
2ヶ月間の期間で終了するように
スケジュールを組んだので、
見込みより作業量が増えたときに、
対応が苦しくなったのでした。

なんども繰り返し、
実施している作業内容ならば、
作業を行う見込み量の想定は、
実態と大きくかけ離れることは、
多くはないでしょう。

しかし。

相手があり、
打ち合わせを行うような場合、
見込みよりも実際の内容が、
大きく増えることは少なくありません。

それなので。

見込んだ作業量に対し、
実際はその数割り増し、
あるいは、
1.5倍の作業が
発生する可能性があるとして、

作業を見積もり、
それに対応したスケジュールを
組む必要があります。

今回の場合ならば、
15回の打ち合わせを見込んだので、

スケジュールを組む際には、
必要な打ち合わせ回数を
約3割り増しの20回、

あるいは、約1.5倍の23から24回は
必要になると見込んで、
スケジュールを組む必要がある、
ということです。

そうすると、
週2回の打ち合わせではなく、
少なくとも週3回の
打ち合わせを調整し、
スケジュールを組む必要があります。

あるいは、
打ち合わせ内容を整理する
という作業量を考慮して、
前半の1ヶ月は週4回、
後半の1ヶ月は週2回、

あるいは、
前半の1ヶ月は週4回、
後半の1ヶ月は週3回で
打ち合わせを組むことを考えます。

打ち合わせを前に厚くする
というスケジュールを組むことを
考えた方が良いのです。

やらなかったら、、、

このようなスケジュールの
組み方のお話をすると、

「前半に打ち合わせ回数を
　厚くすることはわかるけれど、
　もし最初の想定通り、
　15回で打ち合わせが終了してしまったら、
　残りの打ち合わせ回はどうするのか」
と心配される方がいらっしゃいます。

答えは簡単。

予定していたけれど、
必要な内容が終わり、
打ち合わせが必要なくなったのならば、
打ち合わせをやめると
お客様と調整するだけのことです。

予定した内容が十分打ち合わされている
という認識がお客様にあるならば、
予定していた打ち合わせ時間が
なくなったとしても、
問題はないはずです。

他のことに当てられる時間が、
増えた、新たにできた、
というだけだと思います。

あるいは、
打ち合わせの過程で生じた
不明点の確認に当てれば良いでしょう。

整理の仕方、方法を説明して、
お客様がそれに同意いただけることを
確認する時間に当てても良いでしょう。

さらには、
実施状況の報告をするために、
予定された打ち合わせ時間を使うとか、
次の作業に関する打ち合わせに使うとか、
対応の仕方はいろいろ考えられます。

だからこそ！

スケジュールに対して、
時間が足りなくなり、
今回例としてお伝えしたように、
打ち合わせを追加で設けるような状況を、
なんども経験されているのではないでしょうか。

しかし。

スケジュールを組むとなると、
期限内に想定の作業が終わるように、
均等に打ち合わせを割り当てたスケジュールを
毎回作ります。

そして、毎回、
追加をすることを繰り返します。

そして、そこでの作業での、
漏れや不足を引きづり、
先の工程で問題を引き起こし、
対応に余計な時間を取られます。

これを、何度も繰り返していながら、
毎度、同じようなスケジュールを
組み立てます。

人は、作業が与えられ、
終了期限が設けられると、
想定作業を期限ギリギリに
終了するようにスケジュールを設定し、
それに沿った行動をします。

今日対応する時間的余裕があっても、
「期限はまだ先だから、
　今やる必要はない」とばかり、
やらずに放っておきます。

そして取り組み始めると、
想定以上の作業が必要となり、
期限が近づくにつれ、

残業するとか、
他の仕事を後回しにする
などの対応をして、
なんとか期限に間に合わせます。

これを繰り返します。

個人の仕事ならば、
個人が残業するとかで、
なんとかなります。

しかし。

例えば今回の例のような、
お客様のような相手があり、
その人たちの日程も拘束する場合、

直前に押し込もうとしても、
相手の都合で難し場合も
少なくありません。

だからこそ。

スケジュールは前を厚くして、
後半は予備として設定します。

あるいは、期限が2ヶ月後であっても、
内部的には6週間後を期限として、
作業を割り振り、スケジュールを組む、
ということも必要になります。

ほとんど場合、想定よりも、
実際の作業内容、作業量は、
増えることが多いです。

想定、見積もりは、
一般には甘くなります。

なんとかなると、
たかをくくりやすいです。

だからこそ、
実施するスケジュールでは、
前を厚くして作業を早く始める。

作業の見積もりに対して、
実際の作業量を早く目処をつける。

時間的な過不足は、
後ろに設けた予備の中に吸収するように、
順次対応する。

これを繰り返すから、
当初の予定に沿った作業が、
期限内に終えるし、

その際に、不足部分を
極力する苦なくすることが
できるわけです。