今回は経営、事業や業務などをやる時に、
問題や課題を解決しよう、
改善しようと考えるわけですが、

その様な時に
焦点を当てなければならないことは何か
ということの二つ目の観点を
あなたと共有します。

もう一つ焦点を当てるもの

前々回、根本や根幹、
幹の部分に焦点を当てないと、
成果、結果がなかなか良い方向へ
向わないという点を
お伝えをしました。

前回は、ビジネス、事業、
業務や仕事の場合、
どこに焦点を当てたら
良いのかということで、

焦点を当てるべきものは
仕事や業務のプロセス、工程だ
ということをお伝えをしました。

焦点を当てるためには
仕事、業務、事業のプロセス図、
工程図を持つ必要があることを
お伝えをしたわけです。

今回、もう一点、
私たちが経営や事業、業務、
仕事といったことに関する時に、
焦点を当てなければ
ならないことがあります。

その点について触れます。

それは何かというと
「データ」です。

なぜ焦点をあてるのか？

なぜデータに焦点を
当てるのかということです。

前回お伝えしたように
仕事や業務、事業は、
プロセス、工程で
出来ていることをお伝えをしました。

工場の製造ラインを最初例にして、
最初に枠組みが流れてきて、
そこに最初の人がある部品を組み付け、
次の人が別の部品を組み付け、
別の人がさらに別の部品を組み付け、
ということをやった結果、

例えば、自動車だとか冷蔵庫だとか、
洗濯機といったものができる
というお話をしました。

オフィスにおける
仕事や業務も同じで、

対象が金属の枠組みとか
部品といった実際に形あるものから
変わっているだけでした。

それは何かというと、
入力があり、
入力で得たものに加工を行い、

それを出力として
次の工程の人に渡すことを
繰り返し行なっていることを
お伝えをしたわけです。

この時、入力あるいは
出力となるものは何かというと、
それがデータです。

ということは、
仕事や業務は何かというと
データを加工することになります。

ここでの加工とは、
データそのものの
形を変える意味もありますし、

新たなデータを付け加え、
データに意味合いを
付け加えて持たせるということも
加工という意味合いです。

仕事、業務、その上位概念としてある
ビジネス、事業といったものも、
全てこのデータを加工することの
連続により行われている、
ということを考えると、

データそのものを知らないと
仕事、業務にならないですし、
事業にもビジネスにも
結びつかないことは
お分かりいただけると思います。

知るべき共通のこと

事業やビジネス、業務、
仕事をすることは
加工しているデータ
そのものに対して

その仕事、業務、
ビジネスに関わる人たちが
同じ認識、理解に立つことが
必要だということは
お分かりいただけると思います。

このデータに対する認識、
理解とは何かです。

あるデータを持ってきた時に、
これは何を表わすデータなのかです。

さらにこのデータそのものは
どこで作り出されたのか。

どのプロセスで作り出されたのか
ということです。

この時、
社内で作られているのか。

社外で作られているのか。

あるいは誰もが
手に入れらるものなのか。

売っているとか
公共のデータなのかということも、
分かっている必要があります。

さらにこのデータそのものが
なぜそこで作られているのか
ということも
知る必要がありますし、

このデータに関連しているものが
何かあるのか。

関連するデータが
他にあるのかということも
知っている必要があります。

そしてこのデータそのものが
経営や事業やビジネス、業務の中で
どのように使われるものなのか
ということも
理解している必要があります。

さらにわかること

今はこのデータそのものの
話でしたけれども、
次に同じ認識や理解に
立たなければいけないことは、

このデータがどのプロセスで
使われているのか
ということです。

どのような加工をしているのか。

なぜそのような加工をする
必要があるのかということに
共通の認識を持っていないと
よくないわけです。

このようなことが分かってくると
何かこんなことがしたい
となったときに、

データがどこにあり、
どの様になっているから
これは実現できるとか、

これはやりたいけれども
実際に使えるデータは
自社にはまだないので、
だったらまだできない、
というようなことがわかります。

さらに、

ここでこの様なデータを
使ってるのならば、
ここにも活用できるという形で、
新たな活用方法や活用場所を
見出すこともできます。

データの利用価値が
分かるようになるので、

別の使い方、
「あっ、この意味合いならば、
　この様な事にも使える」
というような
新たな使い道、
別の使い道も分かってきます。

わからないことばかり

このように整理をすると、
仕事、業務で用いるデータのことを
実際のところ
知らないケースが多いことに
気が付かれると思います。

自分が関わっている業務で
このようなデータを
このように使い、
加工していることは
分かると思いますが、

その加工されたデータを
次の工程でどのように
使っているのかは、
実は知らないケースが多いです。

逆に、次の工程の人も
前の工程でこのようにデータを使い、
作っているものをもらい、
今まで仕事をしているから、
そのまま仕事をしている。

あるいは、前任者が、
そのように仕事をしていたから
引き継いで仕事をしているケースが
少なくないので、

なぜこのデータが
この様に来るのかを
あまり知らない。

ただこのデータを
この様に加工して
次に渡せば良いことしか知らずに
業務をやっているケースも
少なくないことが
分かってくると思います。

そして同じデータを使い、
いろいろな処理をしているのに、
共通の認識ができていないことも
分かると思います。

理解ができていないので、
実際にそれぞれが
やろうとすることが
できないことが
分かってきます。

こういうデータを
見ているから
それならば社内のデータとして
使えると思っていたら、

実は社内のデータでは
なかったとか、

他社ではこんなことを
やってるから
自社でもこの様なことを
やりたいと思い、

よくよく調べてみたら
自社にはそのデータが
作られていなかったとか、

共通の意味合いで
使っていると思っていたら
実は業務によって
とらえ方が違っていた、

などということが
わかることも少なくありません。

わかっている必要があること

データを整理することは
実際のところ手間がかかります。

簡単にできる
というわけでもありません。

さらにデータの構造
というものがあります。

これは少し難しくなるので
詳しい説明はしません。

このデータはこの様な
固まりで扱えるとか、

その時このデータは
これがキーになり、
一意性を保証している。

この様なデータの構造があります。

これはある程度、勉強をしないと
分かりにくいこともあります。

ただし、この様な
手間がかかる。
面倒くさい。
勉強とかしなければならない。

この様なことはありますが、
社内でどのようなデータを
どのように使い、

どの様な意味合いがあり、

どの様なことに使えるということ。

今どういうことに使っている。

この様なことが分かると
色々なことに実は
活用できることも分かります。

改善・改革につながる

さらに言うと、
業務のプロセス、工程自体を
変えることにもつながります。

例えばですが、
先ほどからお伝えしたように、

ある部署からデータをもらい、
自分のところでこの様な加工して、

次の部署のために
レポートのようなものを
作って渡しているとします。

次の部署はそのレポートをもらい、
また何か加工をして
それを元のレポートと
異なるレポートの形にして

どこかに
出しているケースがあります。

往々にして、それぞれの部署で
前任者がそうやっていたから
そのまま引き継いで
やっているケースが
少なくありあません。

先程からお伝えしてるような
データの意味合いとか
データをどこでどの様に加工している
ということが分かると

次の工程の人からすると
それならば前の工程で
データをこの様に加工せずに
そのままくれた方が良いとか、

逆にそこまでやってるのならば、
この様に風にやってくれたならば、
自分のところでやる処理は
今までよりも減らすことができる
というようなことも出てきます。

そしてこのように一部の処理を
前工程に持っていったほうが、
前工程の効率が高まるとか、
全体としての効率が高まる
というようなことも見えてきます。

成果が高くなる

そして実際にこの様なお話をすると
データについての理解が
非常に少なく、薄いことが
社内にあることに
気づかれると思います。

今私たちがオフィスでやってる
仕事の大半が、

最初にお伝えしたように
データをもらってきて
データを加工して、
それを出力として使うことを
やっているので、

どの様なデータを
どの様に使っているという
このデータに対する理解は
非常に重要になります。

何かあった時に、データに対して
焦点を当てることが
一つのポイントになることは、
お分かりいただけると思います。

ですから、ぜひ、
データに対する理解を
深めることをやってください。

自社ではどの様なデータを作っている。

どこでどの様なデータを
どの様に扱っている。

どこではどの様に
データを加工している。

それにより、
どの様なことに使っている。

この様なことを一度、
整理することをおすすめします。

このデータの全体像が分かれば、
データの全体像を社内で持てば、

何かあった時に
誰もがそこを見に行き、
データに対する理解を
共通にすることができます。

それにより、
「それならば
　この様に変えた方が良い。」

「この様に使えばもっとよくなる」
ということが

今までとは異なる視点で
見つけ出すことが
できるようになります。

ですから、成果、結果が
変わる可能性が
極めて高くなるわけです。

成果のために焦点を当てる

前回と今回に渡り、
私たちが行う経営、
事業の運営、業務、仕事の時に

どこに焦点を当てると良いのか
ということで
二つの点をお伝えをしました。

前回お伝えした点が、
一点目にあたる
業務のプロセス、業務の工程に
焦点を当てるといことでした。

そのためには社内の業務、
仕事に関する業務のプロセス図、
事業のプロセス図、
事業の工程図、業務の工程図。

この様なものを持った方が良い、
ということをお伝えしました。

そして今回は、もう一つの
焦点を当てるポイントである
データについてでした。

社内でどのようなデータを
どの様に使っているのか。

どこでどの様にそのデータを
作り出しているのか。

どこでどの様な加工をしているのか。

これらのことに対して
共通の認識で持てれば、

見方も変わりますし、
使い方も
今までとは違った観点で
取り組むことが
できるようになり、

成果、結果につながる可能性が
高くなります。

この二つ。

手間暇がかかるでしょうし、
少しは勉強する必要性も
出てくるでしょう。

面倒くさいという部分も
あると思いますが、
一度作ることをおすすめします。

一度作ってしまえば、
それ以降は何か変更があっても
作ったものをベースに議論をし、
作ったものをベースに変更を加え、

実際にプロセス図や
データの関連図に対して
行った変更を
反映すれば良いだけです。

それによって得られる成果は
非常に大きなものであること
を考えると、

この手間や面倒くささ、
勉強しなければ
ならないことを考えても
効果は高いと思います。