前回は、問題や課題が発生した時に、
それを解決しよう、
改善しようとするならば、
どこに焦点を当てるかによって、
成果・結果が変わることを
あなたと共有をしました。

その時にお伝えした内容は、
実は私たちが焦点を当てなければいけない点は
その問題や課題が発生している
事象そのものというよりは、

その事象、その業務、
あるいは、
その仕事が関連している
根本、根幹、幹の部分。

そこに焦点を当てることがまず必要だ
ということでした。

根本、根幹、基本の部分、
幹に当たる部分は、
別に分かりにくい
ということでもなければ
理解がしにくいことでもありません。

ただし、
よく考えたりよく観察をする。

そうしないと
分からないことであったり、

準備といった様なこと、
面倒なこと、
手間のかかることをやっていないと
そこにたどり着くことが
できなかったり、

あるいは、学ぶ、勉強することを
やっていないとわからない
というようなことで

ではこれを踏まえて、
実際にビジネス、事業、
業務などを行うときに、
どこに焦点を
当てれば良いのかという点を

今回から二回にわたり
あなたと共有をしたいと思います。

工場の流れ作業

私たちが実際に、
経営、事業、業務などを
実施する中で発生する問題や課題。

この様なことを解決、改善し、
より良くしようと考える時に、
どこに焦点を当てるのでしょうか。

これを明らかにするために、
事業、仕事、業務とは、
そもそも何なのか
ということを明らかにしたいと思います。

業務、仕事、あるいは
事業の運営などを考える時に
わかりやすい例として
工場での流れ作業を
少し考えてみましょう。

工場の作業ですと、
例えば最初に
ある金属の枠組みがあって、
それがベルトコンベアに
乗せられたとします。

それが流れてくると
最初の人が
その金属の枠組みに
ある部品を組み付け、

ベルトコンベヤーに乗せたまま
次の人にその枠組みを流します。

次の人は流れてきた枠組みに
別の部品を組み付けて
そのまた次の人に
ベルトコンベヤ上を流します。

次の人はまたその枠組みに
別の部品を組み付け、
その先の人の作業のために
この枠組みをベルトコンベアで
流していきます。

流れを繰り返すことにより、
最終的に最初の金属の枠が
自動車やクーラーになります。

この流れを工場の間で
連続してやる。

会社の間で
連携をして実施することにより、
最終的に自動車とかクーラー、
洗濯機や冷蔵庫
といった実際の製品に
なっていくわけです。

オフィスの作業

では工場以外の例えば、
オフィスでの仕事は
どうかでしょうか。

実は工場の流れ作業と同じです。

先程の工場の時には例えば、
金属の枠からスタートし、
部品を組み付ける形でした。

オフィスの中での業務では
金属の枠が流れてくるとか
部品を組み付ける
ということではないというだけです。

ではオフィスでは
何をやってるでしょうか。

自分が作業をする。

先ほどの工場のラインで言えば
部品を組み付ける作業をする。

この作業をするために
まずデータを手に入れます。

他部門の人から渡されるとか
あるいは、
システムから取ってくるなど
色々なことがあると思いますが、

データをまず入力、
インプットとして持ってきます。

それに対して
データの処理をします。

それをアウトプット、出力として
次の作業をする人に渡します。

これがオフィスにおける作業です。

今、データと言いました。

例えば、
紙の書類でくる物も
その中身は情報であり、
データと捉えることができます。

例えば、申請に対して
課長などの役職者が承認をする。

次のまた役職者が
承認をするような場合。

これはどうなのでしょうか。

ただこれも今お話したように、
データを受け取り、それを加工し、
出力として渡す。

この行為と同じだと
考えることができます。

まず申請内容を作り、
それを次の決裁をする人に
出力として渡します。

決済をする人は
申請内容を入力として受け取り、
その内容を見て、承認をする。
あるいは却下します。

そこで昔はハンコを押していましたが、
今は｢承認｣ボタンを押すとか
｢却下｣ボタンを押す形で
処理をするでしょう。

それにより、
元々の申請の情報に、
権限を持ってる人が
いつこの申請内容を承認した
というデータが付与されます。

その状況で次の承認者に
このデータが出力として
渡っていきます。

次の承認者は、この前の人が
承認したというデータを
入力として受け取り、

申請内容を見て、
誰々がいつ承認した
ということを確認し、

自分が承認をするという形で
いつ誰々が承認したという
データを加え、次の承認者に回す

という行為を
繰り返していることになります。

ですから先ほどから
お話しているように、
データを入手して、

そこのデータを使い
なしかしらの処理をして、
それを出力として
次の人に渡す。

このことを繰り返し
やっていることになります。

高い効果を実現する

このことから、
事業とか仕事、業務は
プロセスからできていること
がわかります。

工程、過程を組み合わせて
出来上がっていることがわかります。

それぞれの工程の中が
どうなっているかというと、

先ほどから
お話ししているように、
入力を得て、
その入力を加工処理をして、
出力として次の工程に
渡すことをやっています。

これが単に工場だったら
実際に形のある部品や
枠組みという形で流れますし、

オフィスの作業ならば、
それがデータ、あるいは、
情報というデータの形で
やり取りをされ、
加工されていくわけです。

このことから分かることは、
焦点を当てることは何か
となったときには、

その何かが発生している事象のここ、
ピンポイントの話ではなく、
仕事や作業の工程自体を
とらえなければいけなことが
分かってくると思います。

ですから、私たちが
何か問題、課題を解決しよう、
改善しよう、より良くしよう、
あるいは、新たに何か
ビジネスをやろうとなった時に、

最終的にたどり着くべき
根本になる部分は何かといえば、
この工程の部分になります。

工程はこうなっている。

この様な処理をした。

次にこの処理をして、

その中でデータはこの様に変わり、
次の処理をこういう風にやっている。

この様な工程が分かることと、
この処理の中身が
どういうことをやっているのか
ということがわかること。

なぜこのような処理をしているのか
ということが分かること。

そして、どの様な権限を持つ人が、
役割としてこの処理をしている
ということが分かる。

これらのことが工程を
理解するということであり、
この工程に焦点を当てることにより、
単純に事象が
起きていることだけではなく、

前後への影響とか、
そもそもこの工程の必要性、
不必要性といったことにも
焦点を当てることができます。

それによって解決策、改善策を考えるから
単純に発生している事象を
改善しようというものよりは
より影響の大きい、
効果の高い改善策、解決策を
見つけ出す可能性が高まります。

必要なのにありません！

実際私たちはこの様な工程に
焦点を当てたいのですけれども、

現実はどうかというと
このようなプロセス、
工程を把握している
というケースはほぼありません。

工程を把握している
ということは、
もっと簡単に言うと
工程が図解されている
ということです。

この工程の図解、プロセス図を
持っていない最大の理由は、
手間暇がかかる、
作るのに時間がかかるからです。

しかし工程が分かると
先ほどからお話しているように
全体も分かります。

もっと言うと、自分が
関係していない業務のことも

その工程図を見れば
分かるわけですから
問題解決が早くできる
可能性が高くなります。

しかしこの工程図、
プロセス図を作るには
手間がかかるから、
面倒くさいからということで
先ず作ろうとはなかなかしません。

誰でもわかる

「業務の流れはよく分かっている」
とおっしゃるケースもあります。

業務は分かるけれども、
そのレベル感は
実はマチマチのケースが多いです。

なんとなく塊として
こんなふうに仕事は流れている
ということはわかるかもしれません。

あるいは、
わかっているつもりでも
それはよくよく考えて思い出さなければ

これをやり、
次にこれをやりということは
分かっていないかもしれません。

しかしそういったことが、
プロセス図や工程図になっていれば、
見るだけで
誰でも同じ認識に立ち、
誰でも分かることができます。

理解することができるので、
問題や課題が発生した時にも
それを見れば

その前後の仕事を知らなくとも
プロセス図から把握し、
理解することもできますし、
それを元にいろいろな解決策を
考えることもできます。

ですから、プロセス図を
作るのが面倒くさいとか、

業務はすぐに変わるから
一回作ってもまた
作り直さなければならないとか、

業務の流れは
分かっているというのは、

実はもっともらしい
言い訳にすぎないです。

わかっていないかもしれない

実際に業務は
すぐに変わるかもしれません。

しかし変えるためには
もともと変えるベースとなる
業務プロセスを
持っていた方が分かりやすいです。

変えた結果
どうなるかもすぐにわかります。

そこで変えたならば、
業務プロセス図をそれに合わせて
変えればいいだけです。

業務の流れは分かっていると
おっしゃるかもしれませんが、
それはご自身が関係している
その周辺のことが
分かっているだけかもしれません。

あるいは大まかに分かっているだけで、
細かい実務作業がどうなっているかは
分かっていないかもしれません。

あるいは、よく考えれば
思い出すかもしれないですが、

よく考えないと
思い出せないということは、
もしかしたら考える時に
ある工程を
落としているかもしれません。

分かっているようで
実は詳しく分かっていない
というケースは少なくありません。

実際の反応

実際にこのプロセス図が
ない会社さんにおいて、
色々お話を聞く中で
プロセス図を作ったケースがあります。

実際にプロセスを作り、
実務をやっている人、
あるいは、その上司、
役職者の方たちがそれを見ると、
どの様な感想を持たれたかです。

「プロセス図を作成したら
　初めて全体の流れが詳しく分かった」
とおっしゃるケースが
少なくありません。

あるいは、
「これがあれば新入社員に
　業務の説明をするのもわかりやすい。
　漏れがない。
　新入社員も理解しやすい」
というようなことを
おっしゃる役職者の方も
少なくありません。

あるいは、
実際にプロセス図を作ることにより、
”現場ではそんなことをやっていたのか”
ということを初めて知った
というケースもあります。

役職者や他の人たちは
知らなかったけれども
現場の担当者が
こんなことをやっている
ということが分かった。

それをツールで置き換えたことで
効率が何倍も何十倍も良くなった、
という結果に
導かれたこともあります。

プロセス図を持つことにより、
問題解決や課題解決が速くなった
というケースも実際にありました。

仕事や業務、あるいは、事業に関する
プロセス図や工程図を持つことは、
大変効果があることが
実際の例でも分かっています。

手にできる効果

仕事、業務のプロセス図を持つと
今事例の中でもお伝えしたように
業務、仕事の内容が
誰でも詳しく
わかるようになります。

その仕事を直接担当していない人、
その領域に
関わっていない人であっても、
業務や仕事のプロセス図、
工程図を見ることにより、

どのような仕事が
どのように行われているのか
わかる様になります。

なぜここで
この様なことをしているのか。

この様なことも
理解できるようになります。

誰が見ても
分かるようになります。

誰が見ても
分かることにより、
議論がやりやすくなります。

問題点や改善点を
見つけやすくなります。

さらに、実はあまり関係ないと
最初思っていたところに
改善策や解決策が潜んでいる
ということも
見えてくるケースがあります。

そして全体像が見られる、
前後が分かりやすくなることにより、
今まで考えつかなかったようなアイデア。

解決策や改善策のアイデア。

この様なことを手に入れることが
できるようになります。

ですから、面倒くさい。
手間がかかる。

時間がかかる
かもしれませんが、

一度、業務や仕事のプロセス図、
工程図を作ることです。

作ることにより、それ以降、
あなたが抱えている
事業や業務、仕事の成果、結果が
変わると思います。

問題、課題が発生したとしても、
それに対する解決策、改善策が
今までとは変わり、
成果、結果につながりやすくなります。

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今回は、
経営や事業、仕事、業務に関して、
どこに焦点を当てたら良いのか
ということで、
仕事や業務に関するプロセス、
工程だということをお伝えをしました。

実はもう一点。

私たちがビジネスや業務、
仕事をやる時に
焦点を当てておいた方が良い部分が
ありますので、
それについては次回、
あなたと共有をします。