プロジェクトを実施する。
業務、作業を行う。

その際には、いろいろな作業、タスクがあり、
それを実施し、成果・結果に
つなげる必要があります。

その積み重ねによりプロジェクト、
業務、事業、経営としての成果、結果を
手にすることができます。

業務、タスクに取り組むために、
「出たとこ勝負」は好ましくない。

「出たとこ勝負」をすると、
本格的に該当する作業、タスクに
取りかかるまでの時間のロスがあるし、
手戻り、作業戻りが少なからず発生する。

それらを避けるために、
作業、タスクに取りかかるには、
「準備」が必要だという点を、
前回、あなたと共有しました。

しかし。

「準備」が必要、大切だということは、
誰もがわかって入ること。
わかっちゃ入るけど実際にはできないこと。

そこで、今回から、
わかっちゃ入るけど
「準備」ができない理由を明らかにします。

理由がわかれば、
対応することができる様になります。

「準備」ができる様になります。

では早速始めましょう。

経験しているのに

プロジェクトをおこなう。
目的、目標を
実現するための業務を行う。

あるいは、事業を進める。
経営の実務をおこなう。

この際には、様々な作業、タスク、
業務が発生します。

打ち合わせをする。
定例的に会議をおこなう。
書面や資料を作る。

取り組むためには、
使用する資料を定める。
書くためのルールを決める。

この様なことが必要になります。
これらを「準備」をして、
実際に開始する前に
関係者と調整をしておけば、

取り掛かった時から
調整する、ルールを確認する、
ルールを作る様なことが避けられ、
作業、タスクが進みます。

同じ様なことを今までにも
体験をしたことがある。

自分自身に経験がなくとも、
同じ作業、タスクのメンバーに
経験者がいる。

故に、「準備」をしようと思えば、
できるにも関わらず、
多くの場合、この「準備」が
なぜかできないことが少なくありません。

なぜ「準備」ができないのでしょうか？

先に進まない

この様な作業をやる必要がある。
この様なタスクに取り組む必要がある。

この様なことがわかった時、
「準備」ができない人、
「準備」が日がてな人は、
次の様にとらえます。

「○日から▲▲の作業をやらないとならない。」
「○日から週一回、△△の会議をやる必要がある。」

そして、以上終了です。

このまま○日を迎え、
▲▲の作業を始めます。

あるいは、メンバーに
作業に取り組む様に指示をします。

週一回の△△の会議を始めます。

作業やタスクを明らかにしたのち、
やる必要があることとしてとらえ、
そこから先に進まないので
「準備」ができません。

何が足りないのでしょうか？

もうお気付きの様に、
実行する作業、タスクがある。

そこことだけを
とらえているからです。

決定的に足りないことは、
その作業、タスクとして
何をやるのか、という具体的な中身と、
実際にどの様に実行するのか、
という点を考えていないのです。

今までに経験はあるでしょうから、
なんとなく漠然と、
こんな中身でこんなやり方で、
ということはわかるでしょう。

しかし。

それは漠然としたこと。
感覚的なことでしかありません。

わかった後に考えて入ることは、
「なんとかなるだろう」
ということでしかありません。

「なんとかなる」ととらえているので、
当然「準備」をする必要性は
感じないでしょう。

そして「なんとかなるだろう」で、
今までもなんとか
なってきてしまっています。

なおさら「準備」をしようとしません。

だから、成果、結果に
つながることがありません。

ありきたりな内容

作業、タスクについて、
考えることです。

ただし、考えることなので、
この点は意識をして、
考えようとする必要があります。

しかし。

考えたとしても、
上手に「準備」ができないことが
実際のところは多いです。

例えば、
会議をやるとなると、
会議だから議長がいて、
議事録が必要だ、となります。

だから議事録の書式を用意しよう、
という「準備」をします。

書類、資料を作るとなると
書式を用意しようとか
記入サンプルを用意しよう
という「準備」をします。

そして会議や書類、資料の作成という
業務やタスクに取り組みます。

故に、今までと同じ様に、
第一回目の会議をやらないと
会議のやり方などが決められません。

誰かが書類や資料を作り始めて、
やったルールを作ることなどに
たどり着きます。

今までと変わらない状況から、
抜け出すことができません。

正直にいうと、
ありきたりな「準備」内容しか
考えついていないからです。

誰でも考えつく内容だからです。

それ故、
成果、結果に結びつかないし、
そもそもの考えとして
「準備に熱心に取り組む必要性」を感じません。
だから、ますます「準備」に
真剣に取り組みません。

詳しく具体的に

作業、タスクとして
何をやるのか、
実際にどの様に実行するのか、
という具体的な中身を考え、
そこから「準備」の中身を見出す。

この時に決定的に必要なことは、
想像力、イマジネーションです。

作業、タスクはこんなことだとか、
今までこんな書類をつかったから、
それを流用すればなんとかなる。

この様な漠然とした考えをするのではなく、
作業、タスクを実行している状況を
詳しく想像します。

会議をやるのなら、
参加者は誰で、
いつ開催されるのか。

その会議では、
どの様なことが議題になり、
どの様な観点で報告、
議論がされるのか。

自分が報告する役割と
考えられるならば、
どの様な報告をするのか。

その報告に必要なものは、
どの様な内容の報告書で、
どの様な資料を一緒に見せるのか。

いつ、何を元に、
その報告書、資料を作り、
用意をするのか。

書類や資料を作るなら、
どの様な内容なのか。

その報告書、資料には、
どの様なことを記載するのか。

毎回繰り返し報告すること、
議論されることは何か。

そのために、
ルールとして決めておいた方が良い
書き方や記号や書式はなにか。

書類や資料を作るならば、
どの様な内容を
どの様な形式、表記で
記載するのか。

その時書き方や
書式にルールが必要か。
ルールがあった方が
やりやすいのではないか。

などなどを
具体的に想像し、イメージします。

成果につながる

具体的にイメージするほど、
準備が必要なことが明らかになります。

これを用意した方が良い。

以前使ったこれを流用するが、
今回はこの項目を加えた方が良い。

書式のこの部分の書き方は、
ルールを作った方がよい。

この書面を新たに加えた方が、
わかりやすい。わかってもらえる。

漠然とこんな感じでやる、
という場合と異なり、

具体的に作業、タスクの中身、
やり方をイメージしているので、

業務、タスクに役立つ、
必要な事柄を用意できます。

実際にやってみるとわかりますが、
今までとは異なる物事が
でてくることがわかるでしょう。

やり始めてから気づく様なことも、
事前に洗い出されて、
用意できることがわかるでしょう。

その結果、
今までとは異なり、
業務、タスクのやり始めから、
比較的スムーズに、
作業が進むこと、
作業を進められることがわかるでしょう。

スムースに作業が進む。
スムースに作業を進めることができる。

それが手戻りややり直しの様な
できれば避けたい作業、
不要な作業を激減させます。

それにより、
本来の作業、タスクを
行うための時間が増えます。

本来の作業、タスクの
質がよくなります。

この積み上げ、
積み重ねにより、
成果、結果が得やすくなります。

この作業、タスクがある。
この作業、タスクをやる必要がある。

これで納得してしまわずに、
どの様な内容を、
どの様に実施すのか
具体的に考えてください。

その時には「想像力」、
イマジネーションを働かせて、
具体的に作業、タスクを
実施して入る状況を
思い浮かべてください。

そうすれば、
作業、タスクを始める前に
用意しておくこと、
準備しておくことを
明らかにすることができます。

何を準備する必要があるのか、
具体的に詳しくわかります。

あとは、準備をするだけです。
用意をするだけです。

そうなのですが、
想像力を働かせ、
用意、準備することを
導き出せたとしても、

現実に準備ができな方、
できないケースが少なくありません。

それはなぜなのか？

あることをやらないからなのです。

その点を次回、あなたと共有します。