文字よりもわかりやすい●●。しかし使う人は少ない:社長の経営講座

こんにちは。

売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗(ふるはた)です。

会議、ミーティングは、結構多く開催するでしょう。

最近はコロナの影響で出勤することも少なく、
ウェブを使った会議をすることも多いでしょう。

その中で議論をしたり
確認をすることが少なくないと思います。

このように議論や会議をするときに、

参加者の意識を合わせる。

認識を同じにする。

このためにはどうしたら良いのか。
どうしたら認識がうまく整合性が取れ、
しかも議論をすることもうまくできるのか。

これらの点について
今回あなたと共有したいと思います。

最近の会議の光景

最近ウェブで会議をすることが
非常に多くなりました。

ウェブで会議をする時に、もちろん、
カメラを使い、顔を映しながら
実施することもあります。

しかし、どちらかと言うと
例えばご自宅の中で
ウェブ会議をすることもあるので、

カメラを使って写しにくい
ということもあるのでしょう。

あるいは、
もっとラフな格好で仕事をしているから
それを映して会議をすることもなぁ、
等々の理由があるのだと思いますが、

ほとんどの場合、
カメラで写すよりは
単純に画面にマークが出て、
その人の参加がわかるような形で会議をし、

必要なことは、例えば、
エクセルやパワーポイントで
作った資料を共有をして、
議論をすることが少なくないと思います。

このパワーポイント、
エクセルで作られた資料は
文字で書かれた分量が非常に多いです。

例えばパワーポイントの場合。

余白が結構あるページであると
文字が、例えば四行ぐらい並んでいる
というようなことが多いわけです。

こういったパワーポイントや
エクセルの資料を使って

それを言葉で解説をし、
説明をしながら補足をして
相手に分かってもらうようにします。

必要ならパソコンの
マウスを動かしてポインターを動かし、

「今ここのことですけど」と
分かるような形で説明をすることが
少なくないでしょう。

この様におこないますが、
会議をおこなっても、
参加者の間で認識が
うまく合っていない様に感じる。

議論はするけれど
議論があっちこっちへ飛んでしまい、
まとまった議論ができない。

議論はしたけれど、
中身がはっきりしない、
不明なことが多い。

これらの様なことが
少なくないと思います。

議事録はあるけれど

最近、ウェブで会議が多いこともあり、
あまり見かけなくなりましたが、

少し前まではみんなで集まって会議をすると
そこにパソコンを持ち込み、

誰かが議論をすると
議事録の代わりなのでしょう、
自分でパソコンに文字を打ち込み、

その会議の内容を記録する方が
結構な数いらっしゃいました。

場合によるとこれが
そのまま議事録として
皆さんと共有することになります。

こちら側で議論をしながら
パソコンを打つ人は
ひたすらタイピングをするので、
議論になかなか加わりません。

それから、出てきた記録は
ほとんど文字だけです。

議事録として出てきても
文字がひたすら
並んでいるだけです。

「議事録だから
 そもそも文字だけでしょ」
という話があると思います。 

結構な時間の会議をやると
結構な内容の議事録が
出てくる訳です。

それが全部文字で書かれている訳です。

見直す気力も
なかなか出てこないことも
少なくありません。

結果、議事録は作けれど、
あまり皆さん読むこともなく
そのまま放置され、

議事録だけはあるよね
みたいな形も
少なくないと思います。

文字で表わすことは
非常に大事なことです。

しかし適切に
正しく表現するためには

大量の文章が
必要になることも
疑いようのない事実です。

先ほども少し
お話ししましたが

例えば、パワーポイントの
資料を説明すると言っても、
説明するページには
パワーポイントで四行ぐらい、
大きな文字で書かれているわけです。

それを説明する時には
その四行を読むだけかと言えば、
その様なことはないでしょう。

必ず大量の言葉を補い、
それをやって初めて
相手が分かるケースが少なくありません。

ですから、そこまで含めて文字にすると
結構大量な文字量が必要なにることは
よくお分かりいただけるでしょう。

勧められているけれど

このように、文字を主体に会議、
議論をすると、

相手の理解度を測ることが
なかなかできない。

相手は「分かった」と言っても
そこから出てくる議論を聞いてると、

本当に分かってるのかな
と思うことは
あなたにも経験があると思います。

文字あるいは言葉で
やり取りをしていると
お互いにどこまで
何を分かっているのかが
なかなか双方で分かりにくい。

片側が分かったと思っていても
実際それを説明した側からすると、

その意図で分かっているかどうかが
よく分からないことがあります。

これを避けるために
絵を使う、図解をすることが
勧められます。

会議をしていても
会議の内容を図解にする。

この様なことをすると
非常に理解度が
進むことがあります。

それもあって
よく言われるのは、
「会議をする時にはホワイトボードを置こう」、

あるいは、
絵を描ける様な
みんなで共有できる
黒板でもいいですし、

フリップチャートのような
こんな大きい紙でも良いから、
その様なものを用意し、
必要ならばそこに図解をする。

「こうこうこうだよね」と
簡単な絵を描いて、
お互いの認識を合わせることを
勧めている訳です。

”わかりやすい”特徴

しかし実際のところは
なかなかホワイトボード等々は
使われません。

そもそもですが、
なぜ図解をすることが
勧められるかです。

これは皆さんにも
経験があると思います。

図にすると
一目見ただけでよく分かります。

情報量としては図、
あるいは絵の方が、

文字あるいは
言葉の情報よりも
はるかに多くの中身が
瞬間的に伝わる特性があります。

言葉というと言葉を発する。

「こ・と・ば」と言えば
言葉の長さだけの時間が
必要になります。

ですから大量の情報を
相手に与えようと思うと
大量の時間をかけて文字、
あるいは言葉を言わないと
相手に伝わりません。

しかし、絵にすれば相手からすれば
「あ〜、あ〜、あ〜」と言って
分かりやすいところが
出てくるから、

短い時間で
伝わる情報量を比べれば
絵や図の方が文字とか言葉よりも
はるかに多い。

しかも文字、言葉は
聞いた側の認識で
差が生じるケースがありますが、

頭を見れば分かり易い、
認識の差が生じにくい
という特徴もあります。

活用した方が良いもの

ですから議論をする過程で
例えば、ホワイトボードや
フリップチャートのようなものに

「いや、それは
 こういう関係性で」と言って
絵を書いたほうが
相手にも伝わりやすいです。

関係性を正しく、
伝えたい側の意図から
ずれることなく伝えることができやすいです。

それが図解です。

ですから、図を
多用した方が良い訳です。

図を使って説明をする。
あるいは、図解をしながら、

それを元にお互いの意見を言い、
議論をすることが
非常に効果的な理由が
ここにあります。

さらに言うと、、、

文字の議事録を否定はしません。

文字として、議事録として
残すことは重要です。

しかし、そこに図が入っていた方が
理解度が非常に深くなります。

議事録も文字だけではなく、
できれば図が入っている。

あるいは、その様な図が
添付さることが好ましいことも
お分かりいただけると思います。

ウェブ会議でも

このことを考えると
ウェブで会議をする時であっても、

ホワイトボードのようなものを
使った方が良いことが
分かっていただけると思います。

ウェブで議論をするならば、
お互いの顔が見えないですし、

共有できるのはできあがっている
パワーポイント、
エクセルの図だけです。

そこに何かを書き込むとなると、

やはり図解をするよりは
文字の方が早いので、
文字でタイピングをして
入れることが多くなります。

分かり易い図がそこにあり、
それをタイピングして追加していく
というならば良い訳ですが、

最初からお話ししているように、
わりと文字の多い資料が多いので、

そこに文字を足しても
認識が合っているか
どうかが分かりにくことが
生じているケースが
少なくありません。

このことを考えると、
ウェブで会議をする時には
カメラを持っているわけです。

小さくても良いので
ホワイトボードを使い、
今議論してるのは
「実はこうこうこういう関係の
ここを議論してるんだよね」
というような形で話をします。

あるいは、相手の議論、
意見が出てきた時に、

「あっ、じゃぁこの関係性の
 今ここのところを
 「こういう風にすると良い」
という意見ですよね」

と言って確認を
取るようにすれば、
議論を深めることも
認識のずれを
防ぐこともできます。

そのような意味で、
ウェブの会議であってもカメラを使い、

必要ならばその場で書いた
ホワイトボードを映すことが
好ましいことは
お分かりいただけると思います。

そしてホワイトボードは、
百円均一のお店に行けば
ちっちゃいホワイトボードが
ある訳ですから、

そこに書くだけでも
言葉でやるよりは違いが出てきます。

差が出る

特に考え方、思考の仕方
の様なことを話す場合は、

それを図解することは
結構難しいので、
言葉でも十分だと思います。

しかし、例えば、業務処理を
このようにするとか、

その処理の中で
この様な条件で分けて、
この条件の時は
こんな風にしようとか、

この条件の時は
こんなふうにしよう
というような
「場合分けをする」時は、

言葉で言うよりは
図で示した方が
漏れが出ない、
相手にも分かり易いです。

その様な意味で、
ウェブの会議であろうが、

実際にみなで集まる
リアルな会議であろうが、

ホワイトボードを使い
図解をすることは
非常に重要であることが分かります。

なぜか使わなかった

あなたにも
経験があると思いますが、

ウェブの会議で
ホワイトボードを使う、
使わないということは
もちろんありますが、

それ以前に、
リアルな会議室で
みんなで集まって会議をする時に、
そこにホワイトボードがあったとしても、

ホワイトボードに図を書き、
会議やミーティングをするケースが
実際のところあまり多くありません。

議論が始まっても
多くの場合、紙の資料と議論をする。

意見を言うだけであり、
それを図にして

「ここ、こういう関係になっている」

「今、ここを
 こういう風にしたら
 良いということですよね」とか、

「ここをこういう風にすると
 変わるという意見ですよ」
というようなことは、
一切行われないことが
現実としてあります。

”慣れてない”ということは
あると思いますが、
図にした方が
断然分かり易いことは
お分かりいただけると思います。

使わない理由1

しかし実際にホワイトボードに書かない。

図解をしない。

その理由として
二つのことが考えられます。

まず一つの理由。

それは図を描くのが
あまりうまくないからです。

しかし図が上手い、
下手ということではなく、
パワーポイントで
きれいに書くわけではないので、

ホワイトボードにあくまで会議の中、
ミーティングの中で
「こうですよ」と
書くことですから、
うまい必要性はありません。

分かれば十分です。

ということは、きれいな絵が
書けるのではなく、
丸と四角と三角と矢印でも十分だ、ということです。

書くことによって
自分と相手の認識を合わせる。

ずれないようにする。

あるいは、議論の論点を
ずらさないようにする。

議論している観点を明らかにする。

これらのことが重要なのであって、
きれいな絵、うまい絵を書くことが
求められているわけではないからです。

使わない理由2

そして二つ目の理由。

これは記録に残りにくいことが考えられます。

例えば、パワーポイントにしろ
エクセルにしろ
そこに資料がある訳ですから、

それをベースに
そこに書き込みをすれば
一応それは形として残るから
それが必要だよねとなります。

しかし、ホワイトボードに書いてしまうと、
それは消したらなくなってしまうので、
結局ないのと一緒だという風に
考えることもあると思います。

しかし今皆さん、
スマホを持っていますから、
書いたホワイトボードを写真に撮れば
記録として残すことができます。

実際、私が色々なところで
コンサルティングをする時に
ホワイトボードを使いますが、

それを写真に撮って
きれいな図解に起こし直す
というようなこともします。

写真に撮れば記録として残せるので、
みんなで共有することもできますし、

それを元に資料をきれいに
起こせば良いだけのことですから
十分使い道が出てきます。

図解にしにくい二つの理由は、
十分クリアできます。

成果・結果へのポイント

私たちは比較的頻繁に
会議やミーティングをします。

それをやることによって
関係者の意見を取りまとめ、
認識の齟齬を避け、
新たな意見が出てくることを
期待してやるわけですから、

なおさら、
ホワイトボードを使うとか、
フリップチャートのようなものに
書くことにより、
成果を満たすことが必要です。

いろいろ言う。
意見を言う。
しゃべる。

これは重要です。

しかしそれを図解にする。
図に表すことが、より重要です。

是非ホワイトボードを
使ってください。

特に、考え方
という部分ではなく、

仕事のやり方とか手順とか
業務の中身の話になるなら
図解をした方が確実です。

より良い考えも出てきます。

参加者、関係者の認識を
合わせることもできます。

ズレを防ぐこともできます。

その様な意味で、是非、
図解をしてください。

ホワイトボードを使ってください。

それが会議やミーティングを
成果、結果につなげる
一つの重要なポイントになります。

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