作業が遅延する。
予定通りに進まない。

この様なことに悩む、
上司、経営者、役職者、
プロジェクトマネジャーは
少なくないでしょう。

必要な作業は行なっている。
やることはやっている。

それなのに、
なぜ作業は遅れるのでしょうか。

今回は、この理由と対応策を
あなたと共有します。

今のために

作業が遅延する。
予定通りに進まない。

この原因は、
そもそもの予定として考えた
日程が甘かった。
作業の見積もりが甘かった。

このことは、多くの方が
気づいているでしょう。

これがあるので、
当初の予定から予備を設けて
予定を設定します。

他にも遅れる原因がありますが、
多くの場合見落としていることがあります。

それは。

今の作業だけのために
今の作業をするからです。

「何を言っているの？」
と思われたかもしれませんね。

しかしです。

今の作業だけのために、
今の作業をしているので、
余計に時間がかかってしまい、
その結果、予定の期間を超えて、
作業をすることになります。

何のためなのか？

今の作業ために、
今の作業を一所懸命にやる。

これは当然のことです。

今の作業のために
今の作業をやらなければ、
今の段階での作業が終わりません。

しかし。

今の作業は、
今の作業のためだけに
行なっているわけではありません。

今の作業は、
次の作業のために行なっています。

あるいは、
今の作業は、
次の次の作業のために
行なっているかもしれません。

いずれにせよ、
今の作業だけで
完了するわけではありません。

ということは。

今の作業の段階で、
次の作業に必要なことは、
やっておく方が良い、
ということになります。

足りない！

多くの場合、
今の作業をやることに
熱心になります。

今の作業の成果物ができあがれば、
それで十分だと考えます。

しかし。

多くの場合、
今の作業の成果物が
出来上がったとしても、

次の作業では、
その成果物だけでは足りません。

多く場合は、
前の成果物を元に、
さらに詳しく検討し、
詳細な中身を成果物とする場合が
多いでしょう。

例えば。

こんなことをやりたい。

このデータを使って、
こんなふうにしたい。

こんな内容を表現し、
こんな使い方をしたい。

この様な業務上の要件を、
今の段階では、
図や文章で
整理する作業だとします。

多くの場合、会議で議論し、
資料として
提供されたものを参考に、
図や文章で整理します。

遅れる原因

実際の業務では、
次の段階で、
業務上の要件を元に、
具体的にどの様な機能で、
どの様に実現するのか
設計をするでしょう。

業務の流れや業務上の処理を
明らかにする必要が出てきます。

設計をしながら、
前の作業で
提供された資料を見直し、
わからないことをまとめ、
相手に質問を
することになります。

質問をして、
相手から回答を得る。

これだけで1日2日は
あっという間に経ちます。

1回の質問で
適した回答があれば良いですが、
さらに質問をしなければ
ならない場合もあります。

この様なことを繰り返していると、
あっという間に数日が過ぎます。

本来は設計の作業に
時間を費やすはずなのに、
回答を待つ時間が
そこに加わります。

この様なことが繰り返され、
最初に予定していた
設計の期間は遅れます。

やっておけば遅れない!?

もし前の作業、
業務の要件を整理するときに、

次は設計をするから、
この部分は業務の流れが
必要になるだろう

と想定していたら
どうだったでしょうか。

前の作業で、
資料を提供してもらい、
会議を行う中で、

例えば
「業務の流れの資料が
　欲しい」とか、
「実際に使うデータの
　サンプルが欲しい」とか、
同時に集めておくでしょう。

前の作業の中で、
業務の流れを確認し、
使うデータを明らかにして、
次の作業で用いる資料として
整理をしておくでしょう。

前の作業で、
次の作業を考え、
資料を提供してもらうとか、
中身の整理をしておく、
という必要なことを
行なっておけば、

次の作業で、
元の資料を探し出し、
中身を読み返して理解し、

不明点を洗い出し、
質問をして回答を得る、
という時間を短縮すること、
無くすことができたでしょう。

そうなれば、
もともとの予定に沿って
作業を進めることが
できるでしょう。

なぜなら。

設計作業では、
設計作業に集中できると想定し、
予定を立てているからです。

資料を調べなおすとか、
質問し回答を得ることが、
たくさんあるとは
想定していません。

ここに作業の予定と
作業実態との間にある、
時間ギャップがあります。

これが予定の遅延に
実は大きく影響しています。

一緒にやっておく

ということは。

計画時の作業内容と
実際の作業の内容を
一致させることです。

そのためには、
今の作業をやっているときに、
この作業は
何のためにやっているのか、
考えながら行うことです。

次の作業を
スムースに進めるために、
今の作業の中でやっておくこと、
できることを考え、
実際にやっておくことです。

先ほどの例では、
業務の要件を整理する作業の時に、
次には設計を行うので、

業務の流れに関する情報を
提供してもらい、整理しておく。

使用するサンプルデータを
提供してもらっておく。

設計で参考になる
資料を集めておく。
整理しておく。

要件に関する議論をする際に、
次の作業に関する
疑問を明らかにし、
相手に質問をしておく。
その回答をもらっておく。

必要なこと、
ついでにできることは
やっておくことです。

考えることが遅れを防ぐ

次の作業のために
必要なこと、
ついでにできることは
今の作業の中でやっておく。

このためには、
今の作業を
今やっておけば良い、
という考えでは
十分ではありません。

今の作業は、
何のためにやっているのかを
考えながら取り組むことです。

次の作業で
どのようなことをやるのか。

次の作業を進めるために、
今の作業の成果物があれば、
スムースに進められるのか。

スムースに
進められないとしたら、
何を用意しておけば良いのか。

この様なことを考えながら、
今の作業をおこなうことです。

この様に対応すれば、
次の作業は、
予定を立てた時に想定して様に、
その作業に集中することが
できるでしょう。

もちろん、
次の作業で、
質問が全く生じない、
ということはないと思います。

しかし。

最小限にすることで、
質問や解答のための
余分な時間を費やすことは
少なくなります。

予定に沿った範囲で、
作業を進めることが
できるようになります。