改善をする際に重要となる点を
今回、あなたと共有します。

ある社長さんからの話。

その会社では、
会議が多いし、会議の時間も長いので、

会議を減らせ！
時間を短くしろ！
参加者を減らせ！

と会議削減プロジェクトを作り、
社員には告知しているとのこと。

しかし、一向に会議は減らないし、
会議の時間は短くならないし、
参加者も減らない状況が続いているとのこと。

プロジェクトを進めて、
この状況を打開したいとのこと。

会議のやり方については以前お伝えしていますので、
下記を参照してください。

参照：【解決！会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する
参照動画（次の画像をクリック）

参照：【解決！会議のやり方】決まらない、長時間を解消！
参照動画（次の画像をクリック）

参照：【解決！会議のやり方】会議を減らすには業務と権限
参照動画（次の画像をクリック）

参照：【解決！会議のやり方】会議開催日が決定実行に影響する！？
参照動画（次の画像をクリック）

今回は、この会議削減プロジェクトの様な社内の改善を進める時に、
プロジェクト、改善が進まない状況を
回避する方法をあなたと共有します。

（動画再生時間：14分30秒）

（BGMには、音楽素材MusMusの楽曲を使用しています）

 

改善前と変わらない

会議削減プロジェクトでは、
どの様な会議も、
会議時間を30分以内と定めたそうです。

会議を効率良く進める手順を決めて、
それが守れるように手順を掲示して、
さらにその内容のチェックリストを
用意したそうです。

それを使ってやりなさいと
社内に指示をしているそうです。

会議時間30分以内については
反対意見があったそうですが、
社長さんの意見もあり、
できない話では無いとのことで決定したそうです。

その上で、
会議時間30分以内や会議の手順は、
社内の掲示板に貼り出し、

各部門長を通じて
社員に伝える様に指示をしたそうです。

しかし、現実には会議は減っていません。

社長さんが言うには、
プロジェクトリーダーの報告によると、

以前よりも会議が却って増えてい様だ
とのことだそうです。

社内のネット環境で、
会議室の予約が取れるのだそうですが、

その状況を見ると、
ほとんど毎日、
会議室が会議で埋まっている状況。

オフィスに人が居ないので、
その理由を近くの社員に尋ねると、
大抵、”会議中”、
”打ち合わせ中”との返事なのだそうです。

会議が削減されない理由が、
今ひとつ良くわからないと
この社長さんはおっしゃっていました。

最も考えられることは、
プロジェクトが機能していないのでは無いか？
ということだそうです。

会議削減プロジェクトをやっているのに
一向に会議が減らない。
却って会議が増えているかもしれない。

この理由・原因はどこにあると思いますか？

 

必要だから仕方がない

実際に会議室の使用状況、
会議室の使用予約の一覧を
見せていただきました。

会議室の予約表を拝見すると、
本当に、会議でビッシリ、
会議室は埋まっています。

その中で、
気になる会議がいくつかありました。

それぞれの会議の主催者と
出席者を教えていただくと、

役職者以上が参加する会議、
あるいは、
部長以上の役職者だけが参加する会議でした。

役職者以上には、社長・役員も含まれます。

これらの会議は、
予約されている時間はすべて1時間以上。

部長職以上で社長、経営幹部が
参加する会議の場合は、
3時間で設定されていました。

社長さんに確認をしました。

会議削減プロジェクトとして、
”会議を減らす”対象となる会議は、
打ち合わせやミーティングを
全て含んでいること、

外部のお客様と会うことも対象だそうです。

会議室、会議スペースを使って、
人が複数人集まるものは
全て”会議削減プロジェクト”の対象に
なることを確認しました。

そうすると、
先ほど主催者と参加者を教えていただいた会議が、
変だと思わないのかを社長に尋ねました。

社長さんは、
「いや、そうですか?
変だとは思いませんが、
一体どこが変なのでしょうか？」
と憮然とされていました。

先ほどの質問した対象の会議は、
実施予定時間がすべて1時間以上、
中には3時間が予定されている点を指摘しました。

「それだけの時間が必要な会議なので、
そこが変だと言われても」と社長さんは
納得されない様子でした。

 

社員からの見え方

あなたはすでに気づいていらっしゃるでしょう。

会議を減らすために、
会議削減プロジェクトでは、
会議時間を30分以内と定めています。

来客を含めた、
会議室に複数の人を集める会議は、
全て30分を超えてはいけないルールです。

グループリーダー以上、
社長、経営幹部が参加する会議と、

一般社員が予定する会議の時間に、
差を付ける理由は何でしょうか？

｢ちょっと失礼な言い方ですけれども｣
と前置きをした上で、

グループリーダー以上が参加する会議は、
会議削減プロジェクトのルールに従わなくて良く、
今まで通りの会議時間を平然とやっている様に見える点、

グループリーダー、部長や役員、社長が参加する会議は、
特例、特別扱いをしている様に見えることをお伝えしました。

「特例、特別というわけでもないのですが」と
社長さんは口ごもっていらっしゃいましたが。

あなたがすでに気づかれている様に、
社員から見れば、特例、特別扱いです。

会議は30分以内というルールを定めて守れ
と言っている人たちが、

自らには甘く
ルールを無視しているようにしか、
社員からは見えません。

社長や経営幹部、役職者が、
このことを意図してやっている
という意味ではありません。

社員の立場になれば、
単純にそのように見えている！
ということです。

この様な区別は、社長、経営幹部、
役職者は特権があり、
それを振り回している様にしか
社員からは見えないということです。

そして、この様に見えた瞬間に、
一般社員であってもいろいろな理屈を付けて
30分以内の会議を守らなくなります。

会議を減らそうとは考えなくなります。

会議削減プロジェクトで決めたルールは、
社長、経営幹部を含めて定め、
承認したルールものです。

経営・事業に関することだからとの理屈で
そのルールに従わないことは、

社長、経営幹部、役職者が、
おかしい、変な行動をしている、
ということです。

本来は、社長、経営幹部、
役職者が30分以内のルールを守ることで、
一般社員にもルールを守ってもらう
ということではないでしょうか？

「ルールを作った人が
ルールを守るのは当たり前！」

しかし、このことができていないケースは、
現実には少なくありません。

 

社員が守らない理由

なぜ経営幹部が参加、開催する会議は、
一般の社員が行う会議と区別されて、
会議時間30分のルールが適用されないのでしょう？

なぜ、経営幹部、役職者は、
ルールを守らないのでしょうか？

社長や経営幹部が参加する会議の場合、
会議時間30分以内を守らずに、
今まで通りの3時間の設定をするのは
何故なのでしょうか？

社長、経営幹部、役職者が行う会議は特別だ
と無意識に思っていることが、
ここに現れています。

やっている仕事が一般職とは違う、
特別だと思っている節があります。

社長や経営幹部、役職者は、
いろいろな観点で、
仕事を広く見る必要があるし、

幅広い観点で意思決定を
しなければならない。

限られた領域で仕事をしている、
一般の社員とは仕事が違う、
一般職よりは特別だという
無意識の意識があるからではないでしょうか。

職位につくことで、
無意識にこの考えを
持っていることは多いです。

よく考えてみてください。

一般の社員と役職者では、
その役割が違うだけです。

”特別”ということではありません。

この認識がないと、
今回の様に、ルールを決めておきながら、
自分たちは特別扱いをして、
ルールの対象から外すことをしてしまいます。

本来は、会社で決めた以上、
社長、経営幹部からそのルールに沿う必要があります。

社長、経営幹部、
役職者が守れるルールにする必要があります。

そしてルールを一度定めたら、
社長、経営幹部、役職者から
このルールを絶対に守ってください。

そうしないと、社員に示しがつかないので、
そのルールを社員は守ろうとはしません。

 

改善が進まない理由

改善、改革が進まない原因の一つ。

それは、社員への十分な説明もなく、
社長や経営幹部、役職者だけ
特別に見える様な対応を
無意識にやっていることです。

自分たちは一般職とは違う、特別だ、
というこの無意識の考えは、

経営幹部、役職者以上の社員が陥る
勘違いです。

特別なのではなく、
単に役割を分担しているだけです。

特別というこの考えを排除して、
社長、経営幹部はもちろん、
役職者から決めたルールを守れば、

社員はルールを
守らなければならなくなります。

今回の様に、
会議は30分以内と決めたルール、

あるいは、最近いろいろな面でよくある
社内の情報を無闇に外部に漏らさないなどの、
会社のルールがいろいろありますが、

それが守られないことで、
支障が生じることが現実には少なくありません。

それは、今回と同じ様に、
ルールを決め、承認した人たちが、
実は、無意識のうちにルールを破っている、
守っていないことが原因になっていることが
とても多いです。

経営幹部や役職者は｢特別｣なのではなく、
その役割を行なっているだけであり、
常に一般社員と同じ様に、
ルールを守る、
ルールに沿った行動をする、
それを率先して行う立場にあります。

この点をぜひ注意をして、
ご自身の会社の改善を見てみてください。

 

会議に関する他の問題・課題、
会議を減らす、会議で決める、
会議時間を短くする、など、

会議の進め方の詳しい内容は、
以前の動画で説明しました。

詳しくは、リンクを下に用意したので、
そちらをご覧になってください。

参照：【解決！会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する
参照動画（次の画像をクリック）

参照：【解決！会議のやり方】決まらない、長時間を解消！
参照動画（次の画像をクリック）

参照：【解決！会議のやり方】会議を減らすには業務と権限
参照動画（次の画像をクリック）

参照：【解決！会議のやり方】会議開催日が決定実行に影響する！？
参照動画（次の画像をクリック）