あなたの会社でも、
会議、ミーティング、打ち合わせが
多数、開催されているでしょう。

それに対して、
会議をやっても何も決まらないとか、
会議が何しろたくさんありすぎる
といった不平不満、問題・課題が、
社員から出ていることは、
あなたもご存知でしょう。

あなたご自身が、この様な問題・課題を
感じていることもあると思います。

この様な問題・課題の解決方法として
例えば、議事進行役を置くとか、
タイムキーパーを設けるといった方法がありますが、

この様なことを実際に行っても、
先ほどの問題・課題が解消することはありません。

今回は、会議に関する問題・課題、
これが生じる根本的な原因を明らかにして、
どうやって解消するのかをお伝えする第2回目です。

（動画再生時間：16分04秒）

（BGMには、音楽素材MusMusの楽曲を使用しています）

会議の問題・課題

会議に関する問題・課題は、
5つに集約されることを前回お伝えしました。

1点目
会議で参加者から意見が出ない、
そのために議論にならない、
指名をしないと参加者が意見を言わない
ということです。

これに関して、その原因と解決方法を、
前回お伝えしました。

参照記事：【解決！会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する

動画

 

2番目：会議を行っても何も決まらないことです。

3番目：会議の時間が長いことです。

これには2つの意味合いがあります。
一つは、会議そのものの設定時間が長い。

例えば、4時間とか5時間といった会議をやる
というケースがあることです。

もう一点は、当初予定していた会議の
時間が伸びる点です。

会議の予定時間が1時間だったとして、
その会議時間がどんどん伸びて、
1時間半になり2時間になることが、
当たり前にに起きている点です。

今回は、この2番目と3番目について考えます。

残りの4番目：会議がなにしろ多い点。

5番目：会議で決めた事をなかなかやらない点。

4番目と5番目については、
次回とその次でお伝えします。

 

議事進行役とタイムキーパー

この2番目と3番目の問題・課題である
会議で何も決まらない、
あるいは会議の時間が伸びる点について、

ほとんどの場合、
議事進行役を設けて、その人が会議を仕切って決める事、

あるいは、
タイムキーパーを設けて、
終了予定時間の例えば10分前になったら、
もう終了間近だと告知をさせます。

そうしたら議事進行役が議論をまとめて、
何が決まったのかを明らかにして、
会議を終了する様にしましょう、
い言われます。

では、議事進行役を置いて、
タイムキーパーを設けたら、

会議で決まることが決まり、
そして会議の時間が延びることなく、
予定時間内で終わるのかというと、

あなたもよくご存知のように、
そんなことにはなりません。

これは本来の原因を取り除くことなく、
表面的な手法に頼っているからです。

議事進行役を置いたり、
タイムキーパーを設けたとしても、
これらがまったく用をなくさない、
役に立たないわけですが、

これは何を意味しているかと言うと、
会議を進めるにあたっては、
何を議論するのかを決め、
どういう時間内でやるのかを
マネージしたら進行できるのか、

というと、
そんなことはないことを示しています。

 

会議の大前提とは

そもそもですが、
なぜ会議をやるのかという点から
考えたいと思います。

ある業務ですとか、
プロジェクトと言った仕事の塊、
これがあった時に、

関係する人の間で
何か議論をして決める必要がある、
ということがある時、
その｢場｣として会議を設けます。

ということは。

この会議をやることによって、
何をどのように決めるのか、
何がどのように決まった状態にするのか、
ということが、
まず最初にあることが必要です。

例えば前回の例でも扱いました、
予算と実績について、
みんなで集まって何か意見を言ってくださいね、
では会議は成立しないということです。

ほとんどの会議がこのノリ
で運営されています。

この件について会議を開きます
という形で行われています。

そのために何も決まらないし、
時間ばかりが過ぎていくことが起きてます。

• 何をどのように決めるのか
• どのように決まった状態にするのか
• 何が決まった状態にするのか

といったことは、

会議を招集する人が、
明確に持っているべきもの、
よくわかっていなければならないことです。

もしこの点がわかっていないのなら、
会議を招集してはいけないし、
議事進行ができることはありません。

決めた時間の中で、
会議で到達したいゴールが定まっていること。

会議を開くときに、
最も重要な大前提です。

この決めた内容、
この時間の中でこれだけのことを決める、
ということが決まっているから、

それを実現するために
議事進行に意味があります。

 

会議の準備とは

決めた時間内で、何をどのようにして
決めた状態にもっていくのか。

これがあるから、
何をどの順序で何をもとに
どの観点で議論をする
ということが明らかになります。

これらの点が明らかになると、
議論をこの順番で進め行く時に、
参加者の反応を考えると、

設定した時間で足りるのか、
足りないのかということがわかってきます。

そうすると、
そもそも1時間と設定した時間で足りるのか、
本当は1時間よりもっと時間が必要だとか、

あるいは、
1時間はいらなくて30分で可能だ、
ということがわかってきます。

実際の会議では、
本来設定した流れにできるだけ沿う様に、
議事進行役である会議の主催者が、
会議を進行すれば良いのです。

このような点をほとんど考えることなく、

• こんな内容を議論すればいいや
• こんな参加者を集めればいいんじゃないの
• これぐらいの時間ならみんな会議として時間が取れるだろうし文句も言わないだろう

と会議を設定するので、
議事進行がうまくできず、

ダラダラダラダラ、
グダグダと議論をして、
結果何も決められないのです。

グダグダ、ダラダラ議論をするので、
会議の時間ばかりがたってしまいます。

会議の進め方

• どの資料を使って、
• それをどのタイミングで提示して、
• どの内容どの点を示して何を議論して、
• その議論の結果を使って、次に何の点を議論するのか

を事前に詳しく考えておく。

当然、会議のシナリオ、手順が決まっているので、
どの部分にどのくらいの時間を配分するか
ということもある程度考えておきます。

この議論の手順、内容と
時間配分という準備をしているので、

実際の会議になった時に
準備した内容と時間の配分を見ながら
議事進行役が会議を進行をすることにより、
会議全体を仕切ることができます。

 

時間内で決まる会議とは

時間配分をわかっているから
議事進行役が会議を仕切ることが初めてでます。

議事内容もよくわかっていないタイムキーパーが
あと10分で会議は終了ですと
議事進行役に伝えるようなことは
全く意味がないし、役に立ちません。

単に議事進行役を設けるとか
タイムキーパーを置くというのは、
全くずれた解決策です。

会議を招集する人が議事進行役になり、
その会議によって
何をどのように決まった状態にするのか
を事前に明らかにし、

それを導き出すために、
どの様な順序で議論を進めるのか
というシナリオ作り、

そのシナリオに沿った時間配分をする
という準備をしておくからこそ、

会議を開いた時に
物事が決まるし、
予定した時間の中で会議が終わります。

 

予定通り会議が進まない理由

このような話をすると、
｢予定した通りに会議は進むとは限らない｣
という意見があるでしょう。

その解決策をお伝えしておきます。

予定通りに進まない理由は2つあります。

一つは議論のズレがあります。

議事進行役が想定していた内容から
議論がズレていってしまうことがあります。

これに対しては、
議事進行役が参加者に働きかけ、
議論を修正すべきです。

｢論点がズレているから、
それは別の時に議論しましょう。

本来はこちらの議論だから、
こちらに戻って議論しましょう｣
というように、
議事進行役が議論を修正するものです。

これができるのも、
事前に会議の議論の論点と
シナリオができているから、
修正をするということができます。

2つ目は、議論が白熱してしまったとか、
想定外の意見が出て議論が進まなかったの様に、
当初予定していたシナリオからズレた内容で、
重要な観点が出てしまう様な場合です。

これは正直にいうと、
準備が十分ではなかったと言わざるを得ません。

会議に関するシナリオの検討が
甘かったということです。

これは申し訳ないですが、
こういう様に事前に用意しないと
うまくいかないことに慣れることしか、
正直なところ解決策はありません。

とはいえ、
予定通りに進まないことがある中、
どうやって会議で必要なことを決めるのか
必要な時間の中で終了させるのか、
決めることを決めるのか
について対応策をお伝えしておきます。

 

会議の二つのゴール

 

その会議で到達するゴール、
何をどのように決めた状態にするのか
というゴールを決めることが必要だ
ということをお伝えしたわけですが、

このゴールを少なくとも2段階で用意することです。

ゴールの一つ。
これは本来この会議では、
ここまで決めておきたいというゴールを指します。

もう一つのゴールは、
その本来決めておきたい手前ですけれど、
最低限決めておかないと、
物事が進まないというゴールはこれ、
というものです。

本来はここまで行きたい
というゴールを設定するわけですが、

その前段階で、
本来のゴールまでは
たどり着かなかったとしても、

少なくともここまでは決めておかないと
全体の業務やプロジェクト等々を考えた時に
会議をやっただけの時間を割いた意味がない
というこのゴールを

少なくとももう1つは決めておくことです。

議論が白熱してしまう。
あるいは、
議論が重要な観点でズレてしまう
といったようなことで
時間の配分が予定からズレた時に、

本来のゴールの手前にあるゴール、
最低限ここまでは
到達しておかなければいけないゴールに
到達できる様に

その会議の主催者である議事進行役が、
進行を修正し、ヨリ戻すことをします。

その時に、
この本来のゴールと最低限のゴールの間は、
やり残しとなるわけですが、

このやり残した分は、
次の会議に組み込むとか、
別にもう1回短い時間でも良いので
会議の場を設けて決める、
という風に会議全体を仕切ります。

この様にして、
議事進行役は会議の進行を調整し、
仕切る事を行うので、

決まることが決まり、
予定した時間の中で会議が終わることが
実現できます。

 

では次回では、
会議の5つの問題・課題の4番目、
会議が多い、
しょっちゅう会議があって仕事にならない、

に対して何が原因でどの様に解消するのか、
について考えます。