あなたの会社でも、
会議、ミーティング、打ち合わせが
かなり多く行われているでしょう。

これに対して、
会議をやっても決まらないとか、
会議の時間が長いの様な
不平不満、問題・課題があり、

なかなか解決できない状況にある
という会社は少なくありません。

よくある表面的な解決方法、
例えば、
議事進行役を設けて会議を仕切るとか
書記を置いて議事録を作成する
などがありますが、

実際に行っても問題。課題は解決しません。

これら会議の問題・課題の
根本原因を明らかにして、
解消する方法をお伝えしています。

今回はその3回目です。

（動画再生時間：13分29秒）

（BGMには、音楽素材MusMusの楽曲を使用しています）

参照記事：【解決！会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する

参照記事：【解決！会議のやり方】決まらない、長時間を解消！

 

会議の5つの問題・課題

最初の時にお伝えした様に、
会議に関する問題・課題は、
おおよそ次の5つに集約されます。

1番目
会議で意見が出ない、議論にならない。
指名をしないと意見を言わない事です。

これについては第1回目に、
根本原因と解決方法をお伝えをしました。

2番目
会議をやっても何も決まらない事です。
会議が終わったけれども、
｢ところでこの会議でなに決まったんだっけ｣
の様なことが結構多いです。

3番目は、会議の時間が長いことです。

当初は例えば1時間と設定していた会議が、
開催してみると1時間半になり2時間になり、
やっと終わったのようなことが、
結構多いということです。

2番目、会議をやっても何も決まらない
3番目、会議の時間が長い

この2点については、前回、
根本の原因と解決方法をお伝えをしました。

4番目は、会議が多いことです。

役職者の方によっては、会議から会議へと
次々と会議に参加するということになって、
もう他の仕事をする時間すらない、
という不平不満があります。

それによって、
実際、問題・課題が生じているわけです。

今回は、この4番目について、
その根本原因と解決方法を考えます。

一応ですが、5番目は、
会議でいろいろ決まるけれど、
それがなかなか実行に移されない点です。

 

会議が増える本当の理由

では本題に入ります。

会議に関する
5つの課題のうちの最初の3つ、

会議で発言がない、意見が出てこないこと、
会議で何も決まらないこと、
会議の時間が長いこと、

それぞれに対する解決策を講じると
ある程度は会議を減らすことはできます。

会議によって決まるので、
以前のように
会議を開いたけれども決まらないから、

もう1回別に会議を開くことや、
他の人を交えて会議をすることが減るので、

当然、会議の数は減っていきます。

しかし、思ったほど減りません。

そもそもなぜ会議が多くなるのかです。

それは、会議で決まらないから、
などということもありますが、

こういった事を解消したとしても、
会議が多くなる原因は
どこにあるのかという事です。

その原因は、
本来、役職者が自分で決める、
あるいは、
その部門で決めて実行すればよい事なのに、

決める事、決めて実行する事を行わずに、
関係してそうな人たちを集めて、
｢この件はどうしましょうか｣
とやる場所として会議を設定しているからです。

自分たちが本来は決めて
実行すれば良い事を、

｢これどうしましょうか｣と集める会議なので、
会議に参加を依頼され、
参加した人たち、集められた人たちは、

もしそこで自分が決めれば
その責任が自分に及びますし、

そもそも
それは自分の責任の範疇ではない
と思っているので、

よって誰も決められないですし、
決めたくない会議が行われています。

会議を開いたとしても、
当然何も決まるわけがないですし、

また同じような内容の会議を
開くことにならざるを得ないので、
会議はどんどんどんどん増えていきます。

 

会議を開く理由

なぜこのようになってしまうのでしょうか？

役職者が、本来決めれば良い事を
自分で決めずにいる、

あるいは、
その部門で決めて
実行すれば良い事を決めずに、

会議を開いて、
｢この件はどうしましょうか｣
となってしまうのはなぜでしょうか？

その原因は、
役職者の権限と責任が、
そもそもはっきりしていないからです。

組織はありますが、
それぞれの組織の業務範囲、
業務内容とそれに伴う責任と権限が、
明らかになっていないからです。

例えば。

役職者の権限は、
本来は｢職務分掌規程｣の様な書面に
明確に記載されているものです。

あなたの会社の｢職務分掌規程｣には、
この役職者が有する権限と責任が
が明記されているでしょうか？

ほとんどの場合、
どの役職者がどのようなことに
どれほどの権限と責任を持っているのか、

ということは、
どこにも記載されていないことが多いです。

社員を役職者に就ける時に、
｢あなたの権限と責任、
職務内容はこういうことです｣

と言って伝えて
役職者に据えることはありません。

そのために、
役職者になっても、
自分がどういう部分で、
何を決定をしなければいけないのか、

ということがわからないので、
結果として決めようとしません。

決めないけれども、
決める事は残るので、

結果として、
関係しそうな人たちを集めて、
みんなの総意で決めよう
ということが起きているわけです。

これが会議が多い理由の一つです。

同じように、
部門の業務内容を詳しく明記した
｢組織分掌規定｣というものは、
ほとんど見当たりません。

例えば。

営業部門の場合は、
｢営業に関する一切の事柄をやる部門｣
ということが、
｢職務分掌規程｣に書かれていることが
本当に多いです。

このようなざっくりした内容しか
書かれていないので、

例えば、
請求の発行依頼は、
誰がキッカケになるのか、
というようなことが
曖昧になっています。

その結果、
請求書自体は経理が出すことは決まっていても、
営業が請求書の発行を依頼してこないので、

請求が遅れたとか、
それによって入金が遅れた
などということが、
当たり前のように起きるわけです。

さらに、入金が遅れただけではなく、
例えば、未入金があった時に
どうするのかということもはっきりしていないので、

未入金の事実を経理が分かったとしても
そのままにしていたとか、
未払の督促をしていなかった、
ということが起きます。

 

会議を減らすには

同じようなことが、
会議の議題になる、
会議の内容にも当てはまります。

本来、自分たちが決めることでも、
自分が分からないから、
関係しそうな人たちを集めて、

意見を聞くと称して
｢どうしましょうか｣と
みんなの総意で決める会議を
開催しようとします。

これを回避するためには、
業務のプロセスを明らかにして、

どの部分はどの組織がやるのか
という点を明らかにすることが必要です。

同時に、役職者は、
どのようなことを
決めなければいけないのか

そのためにどれだけの権限を
持っているのか、

それには、どういう責任があるのか、
ということを明らかにする必要があります。

このそれぞれの内容を
社員に開示をして、
その内容に沿った業務をする、
行動をする、
意思決定をする様に
仕向けることが経営には必要です。

業務のプロセスが明らかになる、
職務権限が明らかになると、

自分で何を決めなければいけないか
ということがわかるので、
決めるようになります。

組織として何を決めなければならないのか
ということがわかるので、
決めるようになります。

その結果、会議を開くことは、
極めて少なくなります。

会議を開こうとしても、
｢会議をやります｣という案内を送った時点で、

｢それは貴方が決める事でしょ｣
｢これはあなたの部門で決めて行動することでしょ｣
と参加者から突っ込まれるので、
結果として会議は
なかなか開きにくくなります。

したがって、会議は劇的に減ります。

 

会議が減るだけない成果

業務プロセス、職務権限を
明らかにすると、

会議が減るだけではなく、
当然のごとく、業務の改善が図れます。

組織をつくる時にも、上手くできます。
役職者の権限がハッキリするので、
その判断、意思決定ができる
適切な人をそこに配置することもできます。

意思決定が速くなる、
伝達が早くなる
などのプラスの要因はすごく増えます。

あなたの経営、
事業の運営に役に立つことが増えます。

会議を減らすということは、
実は仕事の内容を明らかにし、
誰が何を決める権限を持っているのか、
誰が何を決めなければいけないのか
という権限を明らかにすることに
とても依存しているということが実は言えます。

 

今回は、5つの会議に関する問題・課題のうち
4番目について考え、どこに原因があって、
どの様に解決するのかをお伝えしました。

次回は5番目、
会議で決めたことがなかなか実践されない
その原因を明らかにして、
解決策を考えます。