作業が遅延する。
予定通りに進まない。

この様なことに悩む、
上司、経営者、役職者、プロジェクトマネジャーは
少なくないでしょう。

なぜ作業は遅れるのでしょうか。

予定通りに進まないのでしょうか。

前回は、意外に気づいていない理由を
その1としてあなたと共有しました。

今回は、2つ目の意外な理由を
あなたと共有します。

やってみたけれど

作業が遅延する。
予定通りに進まない。

原因としてすぐ考えつくこと。

それは、予定として
考えた日程が甘かった。

日程を考える元になる、
作業量などの見積もりが甘かった。

このことは、多くの方が
すぐに考えつく原因だ
と思います。

このことがあるので、
当初に見積もった予定から、
予備を設けた
余裕ある予定を設定します。

多くの方が
試みることだと思います。
誰もが一度は試したことが
あると思います。

さて。

余裕を持たせているから、
本来ならほぼ予定通り、

場合によると
予定より早くに終わるはずです。

予定や作業量の見積もりが
甘かったとしても、
その分を吸収できる様に、
余裕を持たせているからです。

しかし。

余裕を持たせたはずなのに、
多少遅れても
余裕を持たせた予定通りに
ほぼ終わるはずなのに、

その余裕ある予定から
さらに遅れるものです。

余裕を持たせた予定のはずなのに、
結局予定から遅れてしまった経験を
お持ちの方は少なくないでしょう。

作業を遅らせるから

簡単にいうと、
余裕を持たせた予定の日程で、
作業の担当者に
作業に取り組ませるからです。

余裕を持たせた部分は、
作業担当者には
公開してはいけません。
知らせてはいけないのです。

なぜなら。

当初の想定から、
どれほど余裕を持たせても、
人は期限を区切られると
その期限までにやればよいと、
作業を遅らせるからです。

あなたにも経験があると思います。

5日でできると考え、
今日から5日後には完成させようと
考えた作業があったとします。

これに対して、
余裕を見て10日後に完成すれば良い
と設定されたとします。

あなたは
今日から作業に取り掛かり、
5日後には完成させるでしょうか？

いかがですか？

多くの人が、
今日から取り組むことはしません。

5日間かかる仕事で、
今日から5日後に完成
を求められるから、
今日から取り組むのです。

完成が10日後で良いなら、
数日後にボチボチ取り掛かれば、
楽勝だと考えるのことが
普通のことでしょう。

だから今日は、
気楽に過ごそうとします。
他の急ぎでもないことに
取り組みます。

その様なことを数日繰り返し、
4、5日が過ぎてから、
作業に取り掛かります。

作業を始めると、
想定外のことや、
予期していないことが生じます。

それに対応しているうちに、
あっという間に5日は過ぎ、
期限の10日後を迎えても、
作業は終わっていません。

そして予定は遅れます。

この様な経験を
多くの方していることでしょう。

余裕があるから

多くの人は、
日程が設定されると、
期限までに仕事をやれば良い、
と考えます。

今から取り組み、
期限前に仕上げておこう、
などと考える人はまずいません。

すぐに取り組み、
実際にやることで
当初の想定が
適切かどうかを判断し、

取り組む時間の調整をするとか、
やり方を調整し、
期限以前に終える、

あるいは、
少なくとも期限までに終える、
という行動をする人は、
本当に一握りです。

多くの場合、
まずお目にかかることは
ありません。

期限が設定された途端、
どんなに余裕がある期限であっても、
その予定は遅れます。

そういうものなのです。

教えてはいけない

ということは。

予定に余裕があることを
その作業、業務の担当者に
教えてはいけないのです。

余裕を取り除いた予定を、
担当者には実施させます。

しかし。

それだけだと、
担当者は不安です。

想定と異なることが生じて、
予定に影響が出た時に、
どうにもならない
と思うからです。

そこで。

作業や業務の進捗を管理し、
意思決定できる人、

例えば、
担当者の上司の役職者や
プロジェクマネジャーなど、

この人が
予定に遅延が発生した時に、
調整できる余裕を
持っていることは
伝えておきます。

予定に影響が出そうだと感じたら、
その様な事象が発生したら、
すぐに言ってきなさい、
報告しなさい、
と実務の担当者に伝えておきます。

予定から遅れそうだ、
という報告が、
実務担当者から来たら、

上司や
プロジェクトマネジャーが持つ
「予定遅延対処用の余裕の日」
を用いて、
全体に遅延が生じない様に
関連する予定の調整をします。

発生するだろう予定からの遅れを
上司やプロジェクトマネジャーが持つ
「予定遅延対処用の余裕の日」
を用いて、遅れない様にするのです。

簡単にできることです

予定の遅延に
最も効果がある方法なのですが、
なかなかやろうとしません。

というより、
この方法を誰も教えないからです。

予定通りに進む様に
締めつけるだけ。
管理するだけ。

遅れたら叱られ、
怒られ、糾弾されるだけ。

だからどれほど
工夫をして予定を作っても、
間違いなく予定は遅れます。

今回お伝えした、
「予定遅延対処用の余裕の日」は
最初から予定に組み込まず、
権限を持つ人が抱えること。

実務の担当者には、
余裕の入れ込まない日程で
作業、業務に取り組ませること。

ただし、予定から遅れそうなら、
すぐに報告させること。

報告が上がったら、
「予定遅延対処用の余裕の日」
を用いて、
予定遅延が全体に影響しない様、
調整をすること。

一度検討して見てください。

予定遅延が生じて、
イライラするより、
よほどやりやすいことに
気づかれると思いますよ。