こんにちは。
売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援する
ウィズスマイル降旗（ふるはた）です。
習慣にするための具体的な方法
前回までの3回に渡り、物事を習慣にしよう、
やり続けようと思ったときに
どうやったら実現できるのかについて
あなたと共有しました。
参照動画（あるいは下の画像をクリック）
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習慣にする、続ける時に2つの重要なポイントがありますが、
前回はその2つ目のポイント、記録について、
あなたと共有しました。
参照：習慣をやり続ける具体的な方法
参照動画（あるいは下の画像をクリック）
今回は、この記録に関する具体的な方法を
あなたと共有します。
忘れてしまいそうです
記録できること、記録をすることが、
続ける、習慣化するときに、
非常に重要だという話を前回しましたけれども、
このような話をすると一点質問が出てくることがあります。
前回で取り上げたある情報番組のコーナでの
キッチンを片づけるという内容では、
どこに行なった記録を残していたのかというと、
キッチンの壁に紙を貼って、
そこに買い物バッグを所定の位置に置いたことを、
毎日チェックをして記録を残すことをやっていました。
このような記録用紙を作ることは
それはそれで重要なのですが、
よくある質問は、
この記録用紙を貼ること自体を
忘れてしまうということです。
この用紙がないので、
記録することを忘れてしまい、
結局やらなくなってしまい、
それでやらなくなってしまうのではないか、
という心配があるという質問です。
一般的な個人の習慣、
あるいは業務の中での習慣を含め、
どの様に記録するのかを、
ここで少し補足をしておきます。
新たに記録用紙をつくり、
それを貼って記録を残すことになると、
その記録用紙を用意すること、
あるいは貼ることを忘れてしまうことになりかねません。
そうすると今度は、
用紙をつくり、貼る場所に貼ることをやり続ける、
それを習慣化するようなことになってしまいます。
これでは本末転倒の話になりかねません。
ではどうするかですけれども、
新たに記録用紙をつくり、
どこかに張り出すようなことは
やらないほうが良いでしょう。
それよりも、別の形で記録に残す、
簡単に記録に残せることを考えた方が好ましいでしょう。
習慣の実施を記録する場所
例えば個人の習慣の場合ならば、
私が良く用いるのはスケジュール管理の手帳です。
スケジュール管理の手帳は、
予定を記入するという方は非常に多いと思います。
もちろん予定を記入することは重要ですが、
同時にスケジュール帳の毎日の時間の入ったページでは、
実際にどのような作業したのか
記録として残す使い方を私はしています。
このようにすると、
実はいろいろなことがわかり非常に便利なのですが、
その一つとして、
習慣にしたい事柄を実施した記録をそこに残しています。
そうすると、1日に1回は
スケジュールは見るでしょうから、
記録する事を忘れませんし、
記録した結果も見ることができます。
ですから、続いているのかをチェックできますし、
振り返ってページを見れば、
どれほど続いているのかを知ることもできます。
その時に｢ずっと続いているじゃないか｣とか、
｢この日は休んだけれど、
次の日からずっと続いているじゃないか｣
のようなことを十分確認できます。
紙の手帳は使わずに、
スマホのアプリでスケジュール管理をしている方も
いらっしゃると思います。
例えば、アプリの繰り返し機能を使って、
事前に習慣としてやる内容を毎日設定しておきます。
実際にやったらそこの色だけ変えるようなことで、
記録を残すこともできるでしょう。
ここまでは、個人の習慣、やり続けることを
どうやって記録するのかといったお話です。
業務を記録する
ここからは事業や業務の中で、
習慣にする、やり続けることを
どうやって記録に残すのかについて触れます。
これは記録する場所を工夫するだけで、
実際の業務でも簡単に習慣にする、
やってるか記録をチェックすることができます。
ある会社の宴会事業での例をお話しします。
宴会の予約を営業が受けると、
それを大きな用紙にいろいろな内容を記入します。
お客様名とか、どこの会場使うとか、
どのくらいの人数のお客様がいらっしゃるとか、
立食だとかという内容を記入します。
そのあとこの用紙は、
宴会部門や調理部分に回覧され、
チェックされます。
内容のチェックと同時に、
例えば宴会のサービスをする要員は何人必要だとか、
その時の責任者となるキャプテンは誰がやるとか、
調理では何人分の料理を用意するとかを記入していきます。
そして実際の要員の割り当てが行われ、
宴会の準備が始まるという形で、
その会社では業務を行っていました。
この宴会の用紙、台帳と呼ばれる用紙は、
回覧する部署、順番がルールで決まっていました。
しかし実際には、
回覧する部署を飛ばして回覧されていたり、
内容のチェックをされずに
最終的な回覧部署の事務部門に
戻ることが起きていました。
その結果、準備が直前になり、
漏れていることがわかったとか、
足りないことが分かったということが起きて、
大慌てになっていたとか、
要員の割当でもめていた
というようなことが起きていました。
実際、クレームになることも
少なからず起きていました。
決まった部署に忘れずに回覧する、
順番に回覧をする、
そして内容を確認するということを
毎回、毎回、問題が起こるたびに
注意をしていきましたが、
一向に解消されませんでした。
この様な問題が起きることが、
繰り返されていました。
記録方法を定めただけ
この解決のために、
回覧を終えた部門がチェックを入れる記入欄を
この台帳という用紙に新たに設けました。
たったそれだけのことをしただけです。
それ以外に特別なことをしたわけではありません。
しかしこれによって、
どの部門に回覧するのか明確になると同時に、
どの部門がすでに見ているのか、
内容チェックしているのか
ということがわかるようになりました。
部門を飛ばして回覧されることはなくなりました。
当然、内容のチェックがされていないことも
なくなることが実現できました。
ですから準備に漏れがなくなり、
関連する部署と協力することも
容易にできるようになりました。
以前は口を酸っぱくして、
注意を繰り返しても回覧のルールを守り、
決められた通りに習慣として
回覧することができなかったわけですが、
記録する欄を設けただけで、
自然にルールを守り、
習慣にして回覧をすることが
できるようになりました。
このように業務で習慣にするためには、
記録の仕方を工夫するだけで変わります。
忘れずに容易に記録ができて、
記録をチェックすることもできるようになります。
そういう準備をするだけのことです。
習慣にする、やり続ける場合、
個人の習慣であっても、
業務や仕事の中でやり続けることであっても
記録をする場所とそのやり方次第で
全く変わります。
記録をする場所を新たに設けるよりも
既存の中にどの様にうまく組み込むのか、
社員に抵抗なく受け入れられるように
組み込むのか
という点を工夫して考えてみてください。
